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電子メールは、お客様の家事ビジネスをマーケティングし、顧客との接触を維持し、顧客サービスを提供するためのすばらしい、手頃な方法を提供します。しかし、それはまた退屈であり、無駄な時間である可能性があります。バーチャルアシスタントを雇用しない限り、メールを管理して、タイムリーに対応し、一日中それに答える時間を費やさない方法を見つける必要があります。あなたの電子メールを管理するためのヒントを紹介します。
1）受け取ったメールの量を減らす。
受信トレイに表示される電子メールの量を制限する方法はいくつかあります。
最初は、あなたのウェブサイトでよく聞かれる質問に、FAQページで答えます。このページでは、質問を書いて答えます。あなたの連絡先ページにその人を紹介してください。最初に自分の質問に答えているかどうかを確認することを提案します。あなたのウェブサイトにできるだけ多くの情報を提供することにより、あなたの訪問者はあなたに電子メールを送ることなく答えを得ることができます。
あなたが受け取る電子メールを減らすもう一つの方法は、あなたが読んでいないリストから退会することです。ニュースレターやその他のビジネスアップデートを削除またはソートしているが、それを読んでいないと分かっている場合は、登録を解除するときです。ブログを最新の状態にしたい場合は、フィードリーダーを使用して、受信トレイをいっぱいにすることなくすべての新しい投稿を取得して一覧表示することをお勧めします。
第3の方法は、電子メールを「洗って」スパムをブロックし、不要な電子メールを止めることです。 MailWasherは、迷惑メール、迷惑メール、フィッシング詐欺の防止に役立つ無料のプロバージョンを提供しています。
2）あなたのメールアカウントの数を制限します。
一部の在宅ビジネスオーナーは、顧客サービスとテクニカルヘルプのような複数のアカウントを作成し、電子メールの並べ替えや管理に役立つと考えています。しかし、複数のアカウントでは、1つ以上の電子メールアカウントに仕事をする仮想アシスタントがいない限り、より多くの作業が作成されます。
最終的には、2つのアカウントだけが必要です。 1つは個人用、もう1つはビジネス用です。
3）毎日電子メールをチェックする回数を制限します。
電子メールをチェックすることは善良な活動のように思えますが、ソーシャルメディアの直後には最大の時間を浪費する人のひとりです。電子メールはすばやく即座に送信されるため、常にその上にいなければならないという考えがありますが、それは真実ではありません。顧客や顧客が長持ちしないようにしたくない間に、到着した瞬間にメールに返信する必要はありません。代わりに、1日に2〜3回メールをチェックしてください。あなたがそれをチェックするとき、その時にあなたの受信箱のすべてを扱うことを約束します。
4）電子メールを扱い、分類するためのシステムを開発する。
ほとんどの電子メールプログラムでは、電子メールをソートできるフォルダを作成できます。たとえば、「to-do」、「領収書」、「読む」などのフォルダを作成できます。受信したすべての電子メールは、適切に応答および/またはソートされます。私のような視覚的な人なら、GoogleのGmailプログラムを使って複数の受信トレイを作成することができます。電子メールがメインの受信トレイに届くと、「To-do」、「To-reply」、「To-Read」、「Client Info」受信ボックスに並べ替えます。これらの特殊な受信トレイはすべてGmailページのさまざまなセクションに表示されます。 Gmailのもう1つの利点は、領収書などのラベルを使用してメールにタグを付けることができる点です。
5）削除、削除、削除。
不要なメールがたくさん届いた場合は、できるだけ早く削除してください。電子メールプログラムにダウンロードする前に、不要なメールを削除するためにWebベースの電子メールを使用することを検討してください。 Webベースの電子メールを使用している場合は、最初に迷惑メールをスキャンして確認して削除してください。これにより、応答する必要のある項目だけが残されます。単一の送信者から電子メールの種類や多数の電子メールを削除する場合は、受信した電子メールを減らす方法については、#1を参照してください。
6）あなたの受信トレイを空にします。
これはあなたが考えるよりもはるかに難しいです。それが空になったら空にしておいても同じように挑戦的です。当初、この作業は難しいでしょう。なぜなら、あなたにはたくさんの電子メールがあり、ソートや削除のために各部分を調べるのに時間がかかるからです。 1つの選択肢は、検索機能を使用して、多くの連絡先からメールを検索することです。たとえば、購読しているニュースレターがある場合は、名前または電子メールアドレスでニュースレターを検索します。
ニュースレターの電子メールのリストを取得したら、それをすべて選択して「読む」または「ニュースレター」フォルダに保存して、一括して処理することができます。または、あなたの受信トレイ内のすべてのアイテムを選択し、それを「提出する」というフォルダに入れることで、不正行為をすることができます。これは、電子メールの各部分を提出することなく受信トレイを空にしますが、メールを失ったことはありません。受信トレイが空になったら、指定した時間に到着した各メールの管理にコミットします。