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人事部の大きなポイントの1つは、私たちに大量の書類があることです。トンとトンとトン。確かに、最近は多くの電子が電子ですが、原則はまだ残っています。 HRは記録を保持します。そして、私たちはそれらの記録を保管する必要がありますが、どれくらいの期間ですか？
人事記録記録の基本的なガイドラインは次のとおりです。ただし、州法はこれらのガイドラインと異なる場合があることを覚えておいてください。州法と連邦法が矛盾している場合は、より長い要件に基づいて記録を常に保管してください。
長すぎないものよりも長く何かを保つ方が良いです。
雇用記録：1年
履歴書、面接記録、申請書、就職記録、さらには申請者追跡システムを使用した記録のすべてを保存する必要があります。求人が行われました。だから、もしあなたが応募者にインタビューして、プロセス全体が3ヶ月間続くならば、最終的な雇用決定がなされて時計が刻々と変化するまではない。
なぜこれを行う必要がありますか？あなたの雇用決定に疑問がある人は、あなたが何らかの形で違法に差別をしていないことを示す必要があります。障害者法、Title VIIなどの法律のような法律では、あなたが準拠していることを証明する必要があります。これらの記録を維持すると、これを行うのに役立ちます。
医薬品試験記録：輸送業務の1年または5年
雇用前の麻薬検査が必要な場合は、雇用記録の一部であり、結果のコピーを1年間保存する必要があります。
職場での事故や無作為チェックの一部として、追加の薬物検査を行う場合は、これらの記録を1年間維持する必要があります。ただし、輸送部門の規制を受けている場合は、薬物検査記録の最低期間は5年間です。
給与計算/タイムカード：最低3年間、終了後5年間推奨
法律では、これらの記録を3年間維持する必要がありますが、最近の訴訟では、
あなたは、各従業員がどれくらい支払われたか、そして会社での在職期間中に何時間働いたかの記録を維持したいと考えています。理由にかかわらず、従業員が退去してから少なくとも5年間は記録を保持してください。
免除された従業員の場合、勤務時間数に関係なく賃金が同じであるため、時間の記録を維持する必要はありません。しかし、免除されたはずの従業員を免除と誤って分類してしまった場合、これらの労働記録は残業を払うためにあなたを導くことができます。
会社の給与計算方法を含めてください。たとえば、それがまっすぐな給料、給与+手数料、時間外労働、ピースワーク、または1時間ごとの直接給与であるかどうかを追跡する必要があります。
納税と税に関する質問だけでなく、他の多くの決定は、労働時間数に依存します。例えば、FMLAの適格性は、1年間に就労した時間数に依存します。パートタイム免除の従業員がいる場合は、FMLAの適格性を判断するために時間を記録することを検討することをお勧めします。あなたはまた、彼らが働いた時間のすべてのためにあなたの労働者を支払ったことを証明することができる必要があります。
様式I-9：雇用後3年、退職後1年後のどちらか遅い方。
従業員を雇用した後3年間、雇用終了後1年間のうちのいずれか遅い日までに、従業員の記録とは別に保存された従業員のI-9フォームを維持する。
保健・年金給付情報：6年
最低6年間は、すべての給付の計画を記録しておく必要があります。裁判所は、従業員があなたに訴訟を起こした場合、より高い年金に値すると言った場合、従業員の義務ではなく、より多くの義務を負わないことを証明するのは雇用主の責任です。これらの要約計画の説明はすべて保管してください。
COBRAの資格を持つ元従業員がいて、医療給付を拡大している場合は、その記録を6年間保管しておくだけで安全です。法律では保持は明記されていませんが、従業員退職所得保証法（ERISA）に該当する可能性があるため、この法律では6年間の保持が必要です。安全な側にいるために、それらのレコードを放棄しないでください。
FMLA記録：3年
従業員がFMLAを要求するとき、あなたは休暇を拒否したとしても、その用紙を保管する必要があります。各従業員の休暇 - 開始日と使用時間を確認してください。従業員に断続的なFMLAがある場合は、休暇ごとに追跡し、使用された時間数を記録するようにしてください。日付と時間数は文書化する必要があります。間欠休暇は、1日に数時間、または1週間に数日使用できます。それをすべて文書化し、それらの記録を保管してください。
これは包括的なリストではなく、連邦法にのみ適用されることを忘れないでください。例えば、あなたが連邦の請負業者であるか、州によって異なる基準がある場合は、追加の記録保持法の対象となることがあります。不確かな場合は、投げ捨ててはいけません。
あなたは、人事管理協会（SHRM）において、記録保持と義務的報告に関する追加のリソースにアクセスすることができます。
免責事項： 提供される情報は、正式なものですが、正確性と合法性が保証されていないことに注意してください。このサイトは世界中の読者が読んでおり、雇用法や規制は州ごと、国ごとに異なります。あなたの法的解釈と決定があなたの所在地に合っていることを確認するために、法的援助、または州、連邦、または政府の資源からの援助を求めてください。この情報はガイダンス、アイデア、および支援のためのものです。