不動産ブローカーおよび代理店のメール手順

または、いつも大量の受信トレイがあるかもしれません。あなたは、今日のビジネス界における電子メールの重要性と、これまで何年も電子メールを作成するためにどのように求められているかを認識する必要があります。

政府には電子メールのルールがあります。 ：

連邦裁判所の訴訟では、電子メールは試用前の発見で配信される必要があります。

多数の不動産仲買業者の活動は、EPAや公平な住宅などの連邦規則によって何らかの形で支配されているので、あなたは連邦裁判所の訴訟に終わる可能性があるという事実を無視できません電子メールレコードを作成する必要があります。

"バーチャルシュレッダー"：

<！あなたまたはあなたの代理人がトランザクションに関係する電子メールを意図的に削除した可能性があると疑われる連邦裁判官に直面することは非常に不快な状況になります。

言い訳が「私のバックアップシステムがファイルを上書きした」と言わないと、あなたを失望させるでしょう。ほとんどのバックアップシステムの性質は、設定された期間または一定数のバックアップの後に最終的に最も古いデータを消去することです。

書面を必要とする方針：

取引に関する電子メールの提出手続を明記した書面による電子メール保存方針の策定により、お客様および仲介業者を保護します。これには、すべての電子メール、着信および発信が含まれるように指定してください。

あなたの手続きマニュアルおよびこのタイプの文書と同様に、すべての新しい代理人に、これらの電子メール手順を読んで理解し、それに従うことに署名するよう依頼してください。これらの手順を繰り返す会議を定期的に文書化し、要件を満たす方法を教えてください。

印刷は良い - デジタルは良い：

各電子メールを印刷してトランザクションファイルに配置するよう指定することができます。宗教的に行われている場合、最悪の場合、裁判所に提示するために数百ページをコピーする必要があります。

よりよいアプローチは、電子メールを外付けハードドライブ、CD、DVDのいずれにせよ、デジタル形式でアーカイブすることです。 CDとDVDのコストが安いため、ファイルを転送してディスクをトランザクションファイルに入れるのは優れた手順です。

副次的な利点は、クライアントからのHUDステートメントのコピーが必要なコールです。ディスクをポップアップして電子メールで送信するのは簡単です。

アーカイブ代理店の電子メール：

そこではOutlookが支配的な電子メールソリューションですが、Eudora、無料のオンラインシステムなどを使用している代理店がいます。さまざまなレベルの知識とこれらすべてのシステムで、電子メールを長期的な回復可能なフォーマットと場所にするには、いくつかの計画が必要です。1つの方法は、すべての取引電子メールを取引電子メールアドレスに転送またはコピーすることである。 SmithToJones @ YourDomainで。エージェントは、受信した「Cc / Bcc」の電子メールをそのトランザクションアドレスに転送することができます。現在、彼らは仲介手続が適切なアーカイブ活動を行うことができる1つの場所にいる。

不動産メールのデジタルファイル形式は重要です：

読めない形式の電子メールCDを裁判所に提出しないでください。ソフトウェアの変更やオペレーティングシステムが頻繁に変わることで、電子メールを広く受け入れられる形式でアーカイブしておく必要があります。

これまでに最も広く採用されているフォーマットはAdobe Acrobatです。 pdf（ "ポータブルドキュメントフォーマット"の略） Adobeの新しいバージョンでは常に古いバージョンのファイルを読み取ることができましたので、今後は役に立たないアーカイブを残すべきではありません。

私はGmailをビジネス用に使用し、EvernoteとPDFファイルを組み合わせています。クローズ後、すべての取引メールを1つの文書にまとめました。

他のすべてのことを正しく行い、あなたのビジネスを失う方法：

代理店を持つ不動産ブローカーや会社の所有者として、彼らの活動をどのように行うのか責任があります。

私たちが最高で最も細かい代理人だけを選ぶかどうかは本当に問題ではありません。誰もが間違いを犯す。仲介手続きがトランザクションに関連する電子メールを生成することができないので、間違いが大きな罰金、またはあなたのビジネスを犠牲にしないようにしてください。

電子メールアーカイブを扱う方法と手順は高価ではなく、この重要な機能を制御するために必要な手順を開発し管理するために多大な労力を要しません。