ビデオ: Windows10 Creators Update 不要ファイルを自動で削除する方法 2026
電子文書を追跡することは、今日の「有線」世界では非常に雑用になります。デスクトップ、ラップトップ、またはモバイルデバイスにドキュメントをローカルに保存することに加えて、ビジネスアプリケーションやファイルストレージにクラウドを使用する企業が増えています。 （クラウドコンピューティングが中小企業にとって理想的である理由とクラウドコンピューティングの5つの欠点を参照してください。）
ストレージの問題をさらに複雑にすることは、多くの企業が従業員間で文書を共有する必要があることですまたはネットワーク接続ストレージデバイス（NAS）を使用します。
組織は鍵です
文書が保管される場所はどこでも、整理して最新の状態に保つことが重要です。電子ファイル管理の目標は、作成後何年も探していても、探しているものが見つかるようにすることです。
電子文書の適切な編成は、共有環境では特に重要です。従業員のいずれかが不在（一時的または永続的）している場合は、その人が作成または管理している文書を簡単に見つけることができます。
これらのファイル管理のヒントは、ファイルをアクセス可能に保つのに役立ちます：
1。プログラムファイルにはデフォルトのインストールフォルダを使用してください。
アプリケーションプログラムをインストールするときは、デフォルトのファイルの場所を使用します。
Windowsでは、通常、アプリケーションプログラムファイルは（Drive Letter：） - > Program Filesディレクトリにあります。他の場所にアプリケーションをインストールすることは混乱し、不要です。 2。すべての文書のための1つの場所。
すべての文書を単一の「ルート」フォルダの下に置きます。 Windows環境の単一ユーザーの場合、既定の場所は[マイドキュメント]フォルダです。
ファイル共有環境では、同じルートフォルダ（たとえば「共有ドキュメント」）を作成し、すべてのドキュメントをルートフォルダ内のサブフォルダに保存します。すべてのドキュメントを1つの場所に保存すると、物事を見つけやすくなり、バックアップやアーカイブを簡単に実行できます。 3。論理階層にフォルダを作成します。
これらは、あなたのコンピュータのファイリングキャビネットの引き出しです。あなたのフォルダに名前を付けるためにプレーンな言語を使用してください将来このフォルダのリストを見て、あなたが発明した他の興味深い略語が何であるか不思議に思うことはありません。 4。フォルダ内のフォルダをネストします。
必要に応じて、これらのメインフォルダ内に他のフォルダを作成します。たとえば、「請求書」というフォルダには、「2013」、「2012」、「2011」というフォルダが含まれている場合があります。クライアントの名前付きフォルダには、「customerdata」と「correspondence」というフォルダが含まれている場合があります。
目標は、孤立したファイルの束をリストするのではなく、すべてのファイルをフォルダに入れることです。しかし、可能であれば、説明的なファイル名を使用する代わりに、複雑で深層のフォルダ構造を作成しないでください。 5。ファイルの命名規則に従ってください。
オペレーティングシステム（Unixなど）の中にはファイルやフォルダの名前にスペースを入れないものがありますので、コンピューティング環境が混在している場合は避けてください。代わりに、アンダースコアを区切り文字として使用してください（例：Doe_John_Proposal。doc） ？ ：* | "^また、Windowsではファイル名やフォルダ名で禁止されています。
簡単な識別と検索のために説明的なファイル名を使用しますが、外出しない - ファイル/パス名の長さはオペレーティングシステムによって異なります。
ファイル名、ファイル名（例：ドライブ名+フォルダ名+ファイル名）は260文字です
可能な限り一般的な略語を使用します。可能であればファイル名でファイル名を指定してください。ファイルの名前を付ける際の目的は、ファイルを開いたり見たりしなくても、そのファイルが何であるかを知ることができるようにすることです。
ファイルを電子メールやポータブルデバイスで共有する場合は、情報、フォルダー情報共有ファイルには含まれません。たとえば、文書がMy Documents Invoices 2014 Customers Doe_John_20140416にある場合。 docであり、ファイルが共有されているか、電子メールで受信者に表示されるのはDoe_John_20140416です。ファイルを開くことなく顧客請求書であることを伝えることができない場合があります。 7。あなたが行くようにファイルします。
ドキュメントを作成する最も良い時期は、ドキュメントを初めて作成するときです。だから、 "名前を付けて保存"ダイアログボックスを使ってドキュメントを作成し、その名前を付けて、最初に適切な場所に置くという習慣を忘れないでください。 8。あなたの便宜のためにファイルを注文してください。
たくさん使うフォルダやファイルがある場合は、ファイルリストの先頭に！またはファイル名の先頭にAAを入力します。 9。ファイルを定期的に削除する。
上記の "請求書"というフォルダの例のように、時には古いものが明らかな場合もあります。そうでない場合は、古いファイルを消去してフォルダを整理してください。
ビジネス関連ファイルを削除する必要はありません。代わりに、あなたのルートフォルダの下にフォルダのメインコレクションでは、 "古い"または "非アクティブ"と呼ばれるフォルダを作成し、それらに出くわすときに古いファイルを移動します。 10。定期的にファイルをバックアップしてください。
ファイルを別のドライブまたはテープにコピーする場合でも、定期的にバックアップをとることが重要です。成功したバックアップシステムへの3ステップを参照してください。
優れたファイル管理により、あなたが望むものを見つけ出すことができます。
電子文書を管理することは、ビジネスのための文書管理戦略全体の一部となるはずです。適切な文書管理計画には、保管、検索、バックアップ、およびセキュリティーを含む文書処理のすべての側面が含まれている必要があります。
検索機能はすばらしいことですが、フォルダやファイルに直接アクセスすることの容易さと決して一致しません。これらのファイル管理のヒントに一貫して従えば、どこに何があるのかわからなくても、どこにあるのかがわかります。探しているものを見つけることに大きな利点があります。優れたファイル管理手法は、ビジネス時間とコストを節約します。