業務記録保管システムへの5つのステップ

あなたはおそらく、「ゴミ・イン・ゴミ・アウト」という表現を聞いたことがあります。 "このフレーズはもともとコンピューターのハードウェアとソフトウェアに適用され、ビジネスの財務面でも機能します。成功するためには、ゴミを取り除くための金融システムを作成する必要があります。これは、あなたが行っていることを知るための正確で有用な情報を提供します。

簡単な財務記録管理システムを作成する簡単な5つのステップがあります：キャプチャ、チェック、記録、レビュー、法。

まず、情報をキャプチャします。

存在しない場合は存在しません。あなたがビジネスを始めると、すべてをキャプチャする習慣を身につけて、自動的になります。 「キャプチャ」は、プロセスの中で最も困難で最も重要な部分です。それは情報を収集する習慣を形成する問題です。あなたのビジネスに費やしたすべての金額と、あなたがセールスとして受け取るすべての金額を把握してください。情報を使って何かをすることについて、現時点では心配しないでください。あなたがキャプチャしたものには、（a）商品の説明、（b）金額、（c）日付が含まれていることを確認してください。

次に、 情報が完全で正しいことを確認します。

2週間ごとに、すべてを通り抜けて1時間を過ごす。あなたが持っているすべての情報が録音の準備が整っていることを確認してください。

日付と金額、および費用を正確に記録できるほどの詳細情報が含まれていることを確認してください。たとえば、「紙、$ 3」のメモ。 55、7/12 "は十分な情報ではないかもしれません。その論文は何でしたか？これはあなたがオフィスで買った新聞ですか？それとも、コンピュータ用の紙を買ったのですか？

交互の週の終わり（例えば、金曜日ごとに金曜日）に、自分とアポイントメントのための特定の時間を設定して、すべてをチェックします。あまりにも長く待たないでください。これを行うのを待つ時間が長くなれば、情報を覚えて収集することがより困難になります。

第3に、 保存する情報を記録します。

記録とは、財務情報を使用可能な形式にすることを意味します。すべてがチェックされたら、あなたの簿記に戻してそれを記録するか、自分で記録します。これを毎月行う。情報をスプレッドシートまたは会計ソフトウェアに入力します。また、あなたとあなたの簿記者が情報を見て議論することができるように、オンラインソフトウェアはあなたのために働くことがあります。あなたが毎月記録されたものをすべて取得するようにしてください。

第4に、情報を統合し、レビューする。

財務情報が毎月記録された後、

• 貸借対照表
• 損益計算書（p&l）
• 未収入金報告書および
• 未払金報告書を印刷します。

各レポートについて、先月と同じレポート情報との比較を含めます。これらのレポート内の特定の情報に特に注意してください。

最後に、あなたが知っていることに基づくACT。

ほとんどの場合、「ACT」は、すべてが正常に見える場合は何もしないことを意味します。

それ以外の場合は、変更を意味するかもしれません。情報が行動するための「トリガポイント」を作成します。トリガーポイントの提案は、

1. バランスシート です。債務が3か月間毎月増えていることがわかると（資産や経費も増えている可能性が高い）、支出を減らします。
2. 損益計算書 特定の費用が売上の割合として増加していることがわかった場合は、それがなぜ増加しているのかを自問してください。増加が必要な場合は、利益水準を維持するために、他の経費の支出を減らすことができます。
3. 売掛金残高 遅い支払人の後に行くことに断言してください。借金が返済されない限り、お金を受け取る可能性は低くなります。私があなたがすぐに支払われることを確認し、遅い支払人があなたのお金を望まないと仮定するように残されていないことを確認するために、上記のコレクションシステムを設定します。
4. 買掛金 できるだけ早くできることを支払う。早く支払いをして割引を受けるようにしてください。あなたがすべての請求書を支払うことができない場合は、罰金を科すか、またはあなたの信用格付けに影響するものを支払う。たとえ誰かが法案の支払いを担当していたとしても、あなたは、あなたのビジネス債務が確実に支払われることを最終的に担当する人物です。

金融システムに精通していなくても、これを動かして稼働させ続けることができます。最も困難な部分は情報を収集することです。 「収集習慣」を形成すると、それに伴って残りの部分が一緒に来ることがわかります。

CCRRA - あなたのビジネスの財務情報をキャプチャし、 毎週チェックする 、毎月情報を記録する レコードとレビュー あなたの財務状況をスムーズに保つために、必要に応じて Act を選択します。このシンプルな5ステップシステムに従えば、 "ゴミ"とそれに伴う問題を最小限に抑え、財務状況を最大化します。 よく組織された金融システムは、あなたのビジネスを長年にわたり経済的に実行可能に保ちます。