7電子メールの管理のヒントは生産性を急速に向上させる

私たちはしばしばスケジュールを過ぎてしまいましたが、私たちのほとんどは余分な時間、または少なくとも私たちが持っている時間のより生産的な利用から利益を得ることができます。

時間管理に関しては、時間をより生産的に使う方法を考え出すことはしばしば困難です。まずは、電子メールの管理です。これは、多くの中小企業経営者のタイムキラーのリストを上回る1つの領域です。

電子メールは継続的なコミュニケーションの形態であり、着信フローを完全に制御することはできないため、受信、整理、返信、さらにはどのように生産性の向上に取り組む必要があります電子メールについて考える。以下のヒントは、電子メールを管理するためのシステムを作成するのに役立ちます。

1。通知をオフにします。

メールは昼夜のいつも来る傾向がありますので、受信メッセージの流れがあなたの日にどのように収まるかを制御することが不可欠です。コンピュータとスマートフォンの両方で新しいメッセージ通知をオフにして、予定通りの注意散漫や混乱を防ぎ、都合の良いときにメールをチェックします。 2。受信トレイの使い方を決めます。

電子メールの受信トレイの管理に関しては、さまざまな考え方があります。受信トレイをキャッチオールとして使用し、重要度の高いメッセージのみに制限したり、作業リストにすることができます。

重要なことは、あなたの受信箱の目的を一つずつ選択してそれに固執することです。 3。電子メールのホワイトリストとブラックリストを作成します。

ほとんどの電子メールクライアントと電子メールプロバイダは、ユーザーが安全なアドレスのリストを作成して、それらのメッセージを確実に通過させることができます。これらのリストを頻繁に更新して、受信メールをきれいに保つために時間をかけてください。 4。タイマーとバッチ処理を設定します。

中小企業経営者の中には、電子メールのためだけの時間があることから利益を得るものもあります。これがうまくいく場合は、特定の時間内にメッセージに応答し、アクションリストをタスクリストに移動し、ジャンクを削除し、次に注意が必要なことを一目で把握できるようにします。 5。ルールを使用してプロセスを自動化する。

電子メール管理プロセスを合理化するには、メッセージをソート、フラグ付け、移動、整理するルールを電子メールクライアントで使用します。電子メールの使用方法をサポートするルールを作成するには時間がかかりますが、電子メールを作成すると、電子メール処理時間のかなりの部分を削減できます。 6。スマートフォンから頭を出しましょう。

多くの中小企業のオーナーはスマートフォンを持っているので、オフィスにいなくても連絡が取れ、仕事の最中にいることができます。モバイルデバイスで頻繁にメールをチェックする場合は、モバイル中にメッセージを読み取り、処理を開始することでかなりの時間を節約できます。保存する必要がない迷惑メールやメッセージを削除することを習慣にしても、オフィスに戻ったときに合理化された受信トレイを持つことでメリットを得ることができます。 7。あなたがそれを読んでいないなら、退会する！

メールニュースレターやその他のメールマーケティングメッセージは、関心のあるクライアント、同僚、パートナー、その他の企業とのつながりを維持するのに最適な方法ですが、これらのメッセージはすぐに蓄積されます。

いくつかの問題で定期的な郵送を読んでいない場合は、定期購読を停止してください。電子メールのニュースレターやその他の自動メッセージを定期的に読むだけに制限することは、受信トレイの一括処理を簡単に減らすことができます。

中小企業での生産性向上に役立つさらに多くのツールについては、この101の生産性アプリリストをご覧ください。