プロフェッショナル自動応答スクリプトを作成する

ビジネス電話システムのコンピュータ化された自動受付の挨拶は、顧客やビジネスアソシエートが会社に電話をかけたときに最初に聞くことです。初心者の方には、最初の印象を与えるチャンスは1回だけあり、それはあなたの自動受付になります。会社に頻繁に電話をかける人は、自動受付プロセスをできるだけ効率的にして、コールするたびに自動受付スクリプト全体を聞く時間を無駄にしないようにしたいと思うでしょう。

電話システムの自動応答機能をプログラムして記録する最速かつ簡単な方法は、ワープロソフトにスクリプトを書き込むことです。フレンドリーな声を持つスクリプトを録音する人を選択し、吃音や躊躇なく話すことができ、各単語と名前を明確に発音して告知することができます。

自動受付の挨拶

スクリプトの最初の部分が挨拶になります。これはあなたの会社をあなたの発信者に提示し、口頭であなたの会社に歓迎するあなたの機会です。

自動受付の挨拶の挨拶

電話やビジネスの感謝の気持ちから始める
挨拶を短くして、電話をかけるたびに返信を遅らせることはしないでください。
タグライン、会社のスローガン、または両方がある場合

自動受付の挨拶をする必要はありません

発信者に挨拶するのに2〜3文以上使用しない

貴重なものがない場合はウェブサイトを宣伝しないあなたの顧客に提供する
単に挨拶を埋めるためにスローガンまたはタグラインを構成しないでください。
自動受付のオプション

自動受付の最も重要な部分は、発信者が発言する必要のある相手に連絡するために選択する必要のあるオプションを提示することです。発信者には2つのタイプがあります：（1）あなたの会社に慣れていなくて、指導が必要な人、（2）自分が誰に話して、自分の内線を知っているかを正確に知っている発信者。

自動受付のオプションDo's

一般的に受け入れられているオプションを使用します。たとえば、「受付係にはゼロを押してください。」、「ポンドキーを押して前のメニューに戻ります。」

できるだけ早く発信者に知らせてください。
メニューオプションが最近変更された場合は、発信者に前もって知らせるようにしてください。この通知は3週間後に削除してください。
最も頻繁に呼び出されるオプションを最初に置きます。
オプション番号を与える前に、オプションの説明を付けます。たとえば、「お客様サポートの場合は、「5」を押してください。」
予約メニューのオプション番号については、システムのマニュアルを参照してください。（例えば、すべての拡張が数字「8」で始まり、したがって「8」はメニューオプションとして使用することができない）。
自動受付のオプションを使用しないでください。

各オプションを提示する前に「してください」と言ってはいけません（たとえば、「1を押してください… 2〜3を押してください…」など） >一度に6つ以上のオプションを提示しないでください。 6つ以上のオプションがある場合は、複数階層のメニュー構造を作成します。たとえば、「営業とサービスのオプションについては5を押してください。」

誰もがタッチトーンの電話を持っていると仮定しないでください。挨拶の最後から3秒以内にメニューオプションが選択されていない場合は、発信者を受付係に接続します。
自動受付スクリプトのサンプル

「テクノロジーとビジネスが一体となった」オペレーションテックカンパニーに電話していただきありがとうございます。あなたの党の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。それ以外の場合は、次のいずれかのオプションから選択します。カスタマーサービスについては、「1」を押してください。テクニカルサポートの場合は、「2」を押してください。通常の営業時間は「3」を押してください。会計の場合は、「4」を押します。購入する場合は、「5」を押します。あなたの近くの場所を見つけるには、 '6'を押してください。それ以外の場合は、受付係に「0」を押すか、回線に留まるとすぐに誰かがあなたを手助けします。

The Operations Tech Companyへようこそ。アカウントのステータスを確認するには、ウェブでGoogleにご連絡ください。人の内線番号を知っている場合は、いつでもダイヤルできます。会社ディレクトリの場合は、「1」を押します。ために。人の内線番号を知っている場合は、いつでもダイヤルできます。会社ディレクトリの場合は、「1」を押します。テクニカルサポートの場合は、「2」を押してください。カスタマーサービスについては、「3」を押してください。セールス&マーケティングについては、「4」を押してください。受付係にご相談される場合は、「0」を押すか、ラインにとどまり、フレンドリーなスタッフ一人がお手伝いします。「技術とビジネスが一緒になっている」、Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。

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営業時間外、週末および祝日のシャットダウン自動受付者の挨拶

特定の時間または週末後にビジネスが終了し、発信者を応答または支援する人がいない場合は、自動受付の挨拶時間。事業者が閉鎖されていることを発信者に伝え、最後にコールバックを依頼します。また、通常の営業時間を含めてください。

営業時間外/週末スクリプトのサンプル自動受付

The Operations Tech Companyに電話をしていただきありがとうございます。現在閉鎖中です。私たちは月曜日から金曜日の午前9時から午後10時まで、中部標準時土曜日の午前10時から正午まで営業しています。あなたの党の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。それ以外の場合は、通常の営業時間内にご連絡ください。「技術とビジネスが一緒になっている」、Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。さようなら。

The Operations Tech Companyに電話をしていただきありがとうございます。現在閉鎖中です。緊急の場合は、585-555-1234の留守番電話にお電話ください。あなたの党の内線番号がわかっている場合は、いつでもダイヤルできます。あなたが私たちと一緒に口座を持っている場合は、www。操作士。約。 com。通常の営業時間は、月曜日から金曜日の午前9時から午後5時まで、中部標準時の土曜日の午前10時から正午12時です。それ以外の場合は、通常の営業時間内にご連絡ください。「技術とビジネスが一緒になっている」、Operations Tech Companyに電話していただきありがとうございます。このメッセージを繰り返すには、ポンドキーを押します。 {3秒休止}さようなら。

季節自動受付のご挨拶
季節特集を促進するため、または特定の季節の挨拶をすべての発信者に拡大する場合は、自動受付の挨拶を限られた時間に控えておきたい場合があります。あなたの会社の精神を反映している場合に限り、これを控えめに使用してください。たとえば、新年のあなたの発信者の喜びと繁栄を願っている季節の休日の挨拶は、収集代理店にはほとんど当てはまりません。

サンプル自動受付季節挨拶スクリプト

The Operations Tech Companyに電話をしていただきありがとうございます。

クリスマススペシャルはwww。操作士。約。 com。

あなたの党の内線を知っていれば、あなたは… The Operations Tech Companyに達しました。 「私たちの家族」から「あなたの家族」まで、楽しいホリデーシーズンと成功した新年をお祈りします。
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リハーサルとテスト

自動受付スクリプトを録音する前に、あなたが読んだ人にあなたの前で数回リハーサルさせてもらいます。これを使用して、発音と告知を微調整します。新しい挨拶が録音されたら、すぐに電話システムに電話して録音のエラーを確認し、発表されたすべてのオプションが意図したとおりに動作することを確認します。