ビデオ: 従業員レコードフォーム 2026
雇用主としてどのような従業員記録を維持するのか知りたいですか？雇用主は、従業員ごとに4つの従業員記録ファイルを管理しています。さらに、雇用者は、全従業員のために他の従業員記録ファイルを管理しています。
ここでは、雇用者が従業員の記録を保持し、従業員に、また監督者や管理者にアクセスしやすくすることを望む場合があります。
- 各従業員に対して、 人事ファイル が維持されます。これらの人事ファイルには機密文書が含まれており、Human Resourcesスタッフが管理し管理しています。従業員ファイルは、一部の企業では、雇用主、従業員、従業員のマネージャーが利用する主な従業員レコードです。私はこのアプローチをお勧めします。従業員の人員ファイルへのアクセスは、HRとその監督下の従業員に限定されています。
人事ファイルの典型的な文書には、雇用申請書、家族の緊急連絡フォーム、懲戒処分記録、履歴書、従業員手帳受領従業員のサインオフ、雇用主のサインオフシート、定期鑑定、就職評価、またはパフォーマンス開発計画、トレーニング証明書および出席証拠、ならびに各従業員に関する現在の個人連絡先情報を含む。
すべての人事ファイルに同じ文書が含まれているわけではありませんが、各人事ファイルには同じ文書がいくつかあります。従業員の業績に関する文書は、懲戒処分、賞、またはその他の顕著な成果の兆候を保証しない限り、人事書類には記載されません。このような毎日のパフォーマンスノートはファイルに含まれており、管理者は従業員の業績、目標、貢献度を把握しています。
- 給与計算ファイル は従業員の記録も保持します。給与計算ファイルには、従業員の給与および従業員の報酬履歴のコピーを保持するために不可欠な、従業員の雇用、部門、報酬の変更、預金、ローンなどの履歴が含まれています。
給与計算ファイルには、W-2、W-4、従業員が記入した社会保障源泉徴収文書などの政府書式の履歴も含まれます。このファイルには、従業員福利情報と従業員の給与から支払いを取り下げる権限も含まれます。 - 従業員医療ファイル も維持されています。医療ファイルの従業員記録は、人事部指定職員およびその記録がファイルに保存されている従業員以外の人には利用できません。医学ファイルには、医師のメモ、FMLA申請書類、薬物検査情報、必要な身体情報、および従業員またはその家族の医療保健に関する文書などが含まれます。 医療記録は、従業員記録の機密性のために、最高レベルの安全な保管と機密保持を受けます。医療ファイルは、指定された職員以外の従業員がアクセスできない部屋にロックされたロックされたファイルドロワーに保管することを推奨します。
- は、他の従業員レコードとは別の1つのファイル内のすべての従業員に対して管理されている社員従業員レコードです。雇用者は、この従業員記録を他の従業員記録とは別にして、従業員のI-9を審査する権限を有する政府職員および他の団体からの従業員の機密保持を維持する。 I-9を別の場所に置くことで、連邦政府のI-9ファイル審査のために選出された場合、公務員はあなたの組織の従業員または雇用に関する他の記録にアクセスすることができなくなります。
これらの調査は毎年増えていますので、従業員がI-9書式に正しく記入していることを確認してください。また、罰金や潜在的に刑務所に服する可能性があります。
従業員ハンドブックに従業員の人事記録の表示方針を定め、従業員のファイル閲覧の要請に関して無差別に従う必要があります。
従業員があなたの雇用を離れた後、従業員の記録の写しを書面で要求する場合、その従業員にはコピーを送る必要があります。あなたは元の従業員に時間とコピーを請求することができますが、私は多くの雇用者がそれを信じていません。