会場コーディネーターイベントセットアップチェックリスト

結局のところ、彼らのビジネスは質の高いサービスを提供することに依存しており、すべてのイベントはイベント企画者と出席者の両方に自分のスキルを紹介する機会です。ショーが始まる前から、クライアントがセットアップのために宴会場に入ったときに最も重要な時間です。この瞬間、残りの日のために音色が設定されます。

これは私が会場コーディネーターとしてすぐに学んだ1回のレッスンであり、その後、自分のセットアップチェックリストを開発して、ストレス満ちたセットアップ期間中にクライアントを満足（そして占領）

あなたのカートを用意しましょう

クライアントが最初にやりたいことは、自分の車両からすべてのイベント用品を解凍することです。これは、特に駐車状況がナビゲートするのが難しい場合には、難しい作業です。あなたの会場に重い荷物を積んでいる人がいると想像してください - 彼らが探している最初のものは何ですか？その答えは、もちろん、荷物や荷物を軽くし、荷降ろしの不吉な仕事をはるかに簡単にするものです。彼らが会場を歩いているときにすぐにカートを利用できるようにすることは、単に上に出すことで「安心」を感じる簡単な方法です。

登録テーブルを準備する

次に、ほとんどのクライアントのための物事のリストでは、登録設定を取得しています。これは、会場が到着する前に会場のすべての登録コンポーネントを適切に配置することを意味します。

それはすべてのテーブル、椅子、電気と裾野を含みます。ネームタグとチェックイン資料を整理することは、イベントプランナーに多大な時間を費やすことになります。また、これらの簡単なものを手に入れるのを待つ必要はありません。

<！すべての部屋にテーブルとリネンをセットする

イベントスペースのテーブルとチェアをすべて設定するには、明らかに時間がかかることがあります。

以前のイベントから外出している場合は、ルームコンポーネントの設定をいつ行うのかをクライアントに事前に伝えてください。あなたのクライアントが何十人もの労働者がテーブルや椅子を積み重ねるために慌てて部屋に入った場合、彼らは恐怖を覚悟するでしょう。理想的には、オペレーションチームは、テーブルのリネンをセットして、プランナーがセンターピース、オークションアイテムなどを配置できるようにすることが理想的です。

早期にすべてのサイネージを入手する

リードプランナーが建物をナビゲートする方法彼女のサポートクルーが意味するものではありません。セットアップ期間が始まるとすぐに、建物内の標識を更新することで、多くの不必要な手間を省くことができます。フロリダやDJのようなベンダーも、どこに行くべきかを知る必要があることに注意してください。これらはすべて、イベントの日前にお客様のクライアントと一緒に見直すべき事項ですが、大切な日にも注意する必要があります。

BEOと請求書の見直し

また、イベントに至るまでの間にこれらの文書を何回か電子メールで送ったことがありますが、前回の見直しに傷つくことはありません。セットアップ時間が忙しくても、これらのドキュメントを一緒に見回すために15分を切り刻む必要があります。会場コーディネーターは、顧客のために、BEO、ルームダイアグラム、予定請求書を含むパケットを準備しておく必要があります。

経験豊富な企画者は、これらの重要な論文をレビューする機会を渡すことはほとんどありません。

紹介

あなたのチームの主要メンバーをクライアントに紹介し、正式な紹介をしてください。このリストには、ケータリングマネージャー、バンケットキャプテン、オペレーションスーパバイザー、オーディオ/ビジュアルコーディネーターが含まれます。チームを紹介する際にクライアントの代わりに考える - 管理チームと直接対面する必要がある詳細はありますか？短い会話を始めることは、各分野の担当者を強調する効果的な方法です。

イベント設定項目のこの短いチェックリストは、到着時にクライアントを幸せに保つためのものです。あなたの会場の主要な代理人として、あなたのオフィスで働いている間に何かがうまくいかない場合に備えて、顧客にあなたの携帯電話番号を与えることが常に最善です。

何かが必要な場合には不満を感じるかもしれませんが、助けを求める人がいなければさらに不満を感じます。