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私の目が曇ってしまい、長時間書類を提出すると、昏睡状態に陥る恐れがあります。
しかし残念なことに、あなたが中小企業を経営しているときには、ファイリングが行われなければならない、そうでなければ、積み重なるすべての紙の重さの下であなたの机が崩壊するでしょう。ファイリングの嫌悪感は何ですか？
問題の解決には2つの方法があります。
<！あなたは時間の提出を可能な限り短くしようと試みることができます（私は、何年もの間オフィスを運営して完成させた方法です）。達成しようとしている）。実際に提出するのに費やす時間を短縮するためのヒントを見てみましょう。
1。可能であれば細断してリサイクルする。
提出するのを待っている紙の最初の質問は、「この文書を提出する必要がありますか？ "（文書管理システムを作成するための3つのステップを学ぶ）
郵便物に入ってくる多くの文書は、シュレッダーに直接入ることができます。たとえば、他の企業の広告や情報の手紙を書いている点は何ですか？あなたがメールを扱っているときは、メールを一度読んで、今から1年後にそれを必要とするかどうかを決定し、それに応じてファイルを細断するかどうかを決めます。
電子ファイルが整理され、適切なバックアップ手順に従っている場合など、請求書や手紙のコピーを提出する必要はありません。 （これを行う方法の詳細については、ビジネスデータ保護の6つのルールと成功したバックアップシステムの設定を参照してください。）
そのファイルの山に取り組んでいるときは、「あなたは無事に生きることができる紙」を細断します。 2。他のオフィス雑用をより難しくなく簡単にするファイリングシステムを使用してください。
提出する必要がある書類のほとんどは、ビジネスプロセスに関連しています。これらの書類は、他に何かを行う前に会計システムに入力する必要があります。そのため、プリンタートナーカートリッジの領収書をメインファイリングシステムの「P」の下に提出する代わりに、私は「第1の」ファイリングシステム（月と年でラベル付けされた一連のフォルダ）にファイルを提出します。
たとえば、2014年9月にトナーカートリッジを購入した場合、その月に発生したその他の請求書、領収書およびその他のビジネス文書とともに、それが入っているファイルです。それでは、月末にフォルダを操作して、会計情報をすべて作成する必要があります（または、アカウント管理者や会計帳簿担当者に毎月のフォルダを渡す必要がある場合） 。
私は小売業ではなくサービス業を営んでいることに注意してください。座って1ヶ月に一度アカウントで作業してください。アカウントをより頻繁に最新にする必要がある場合は、毎月のフォルダのアイデアを適宜変更する必要があります。 3。ファイルを作成する前に考えてください。
会計を行うために月単位のフォルダを使用した後はどうなりますか？
文書を「メイン」ファイリングシステムに移動する必要があります。しかし、タイトルに応じて個々の文書を個別に提出するのではなく、私はグループに従って論理的に提出します。
プリンタのトナーカートリッジの例をもう一度見てみましょう。プリンタのトナーカートリッジの "P"の下にこの領収書を提出する代わりに、私はOffice Supplies - 領収書の下にこれを記入します。領収書はポストイットノートの領収書やプリンタの領収書などの書類を提出するのと同じ場所です紙。これにより、ファイリングが高速化されるだけでなく、後でドキュメントを見つけるのがずっと簡単になります。 4。文字だけでなく、ファイルフォルダのラベルに単語やフレーズを使用します。
提出システムの部門を作成する際には、あなたは一文字に限られているというルールはありません。
あなたがそうした場合、あなたはファイルを不必要に遅く複雑にしています。あなたのファイルシステムをカスタマイズし、グループ別にファイリングすることで恩恵を受けることができ、文書をより迅速に配置するための適切な場所を見つけることができます。
たとえば、私のファイリングシステムのセクションに "C"というラベルを付ける代わりに、 "クライアントファイル"というセクションもあります。 「クライアントファイル」内のファイルはアルファベット順に整理されています。このようにファイリングシステムをカスタマイズすることの美しさは、必要に応じていつでもさらに細分化して整理できるということです。したがって、主要なクライアントは、「クライアントファイル」セクション内に彼女の名前でラベル付けされたファイルシステム仕切りを持ち、彼女に関連する文書を簡単に見つけることができます。
この例では、ファイルシステム上のラベルに「B」、「C」、「クライアントファイル」、「D」…と表示されます。
5.あなたの「最初の」ファイルシステムを近づけて便利にしてください。
あなたのファイルを編集する：アルファベットをカスタマイズすることを忘れないでください。 >上記のような2段階ファイリングシステムを使用することのもう1つの大きな点は、ファイリングシステムの最初の段階（月間フォルダ）を物理的に作業空間に近づける方がはるかに簡単になることです。
あなたの最後のもの、現在のもの、そして最後のものを書いてください。翌月の毎月のトレイをトレイに入れたり、コンサーティーナファイルを使用して作業スペースの中に入れたりしてください。あなたのファイリングシステムの大部分（私が「メインファイリングシステム」と呼んだファイリングチップ3）は、部屋全体に渡って、あるいは別の部屋でさえも可能ですが、時間を節約するために、最初の段階でファイルを提出する必要はありません。
ファイリングを楽しくする方法
これまでに提出した提出のヒントは、提出する時間を短縮し、脳の凍りつきを防ぐのに役立ちます。しかし、あなたの時間をもっと楽しくすることはどうですか？
実際には、私がここで思いついた唯一の戦略は、ある程度の時間をかけてクッキーを手に入れた、徹底的な賄賂です。これはうまくいくでしょうが、たくさんのファイリングをしている場合は、たくさんのポンドを置くことにつながります。<！ ----->
または、あなたのファイルフォルダにすべての色を使い、ラベルに特殊なフォントや書道を使用するなど、より芸術的なアプローチを取ることもできます。これがあなたのファイリングを楽しくさせるかどうかにかかわらず、それは確かにそれをより魅力的にするでしょう。
そして誰が知っていますか？たぶんあなたの提出が非常に速くなったので、それはとても組織されているので、それをもっと楽しくすることができます。