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プロジェクトマネージャーは難しい仕事をしています。彼らの役割は本質的に、新しいイニシアチブを追求し成功させるための効果的なチームを形成する責任を負います。一時的でユニークなイニシアチブや日常業務のルーチンを含む、企業内で行われたすべての作業がプロジェクトに含まれているため、すべてのプロジェクトは新しい冒険です。
プロジェクトは革新的なものであるという現実を追加します。戦略上の実行方法、組織のインフラストラクチャーと能力の構築方法については、シニアリーダーは自社のプロジェクトマネージャーをサポートするためにあらゆる力を行使しなければならないことは明らかです。
プロジェクトの成功を促進する最も重要な要素の1つは、効果的で従事するエグゼクティブスポンサーの存在です。このポジションは、業界の研究におけるプロジェクトの成功に長い間関わってきましたが、スポンサーシップに関する実際の慣習を説明する文献を見直すことは、私たちの組織におけるスポンサーの役割の存在と実践を制度化するためには、少しの文脈が適切です。まず、スポンサーの主な責任を見直しましょう。
プロジェクトのエグゼクティブスポンサーの主な責務：
- プロジェクトの成果に対する責任を負うものとします。 （この点は、プロジェクトマネージャーとの共通の責任として記述されることが多い）。
- プロジェクトを承認し、プロジェクトマネージャーとコアチームメンバーに権限を与える。
- プロジェクトチームのリソースと可視性をサポートします。
- アカウンタビリティと透明性を含む効果的なチームの価値の存在と支援を確保する。
- 特別な困難に直面してチームをサポートします。
- プロジェクトマネージャーにコーチします。
- 組織の干渉に対してプロジェクトチームを守る。
エグゼクティブ・スポンサーが写真から外れた場合：
エグゼクティブ・スポンサーを派遣していない場合、上記の責任のすべては、過度に負担をかけているプロジェクト・マネージャーに帰属します。これらのタスクを実行する。効果的なスポンサーが不足していると、障害、時間に対する最適以下のパフォーマンス、コストと品質目標、チームの混乱の増加など、プロジェクトの問題のリスクが高くなります。
簡単に言えば、効果的なエグゼクティブスポンサーの存在は、最も重要な一時的かつユニークなイニシアチブを成功裏に終結させる複雑な作業のためのポジティブな差別化要因です。役割の明らかな重要性を考えれば、ほとんどの組織がエグゼクティブスポンサーとの仕事を真剣に受け止めると考えることは合理的かもしれません。悲しいことに、現実の世界で費やされた時間は、そうでなければ、示唆しています。
私の組織がエグゼクティブスポンサーの役割をどのように扱っているかを垣間見る
プロジェクトマネジメントの大学院管理インストラクターとして、大都市圏の学生の雇用主のプロジェクト管理実践について定期的に学ぶことができます。フォーチュン100社から小規模な企業起業家や非営利団体に至るまで、代表団体は経済の横断歩道です。
ほとんどの企業がエグゼクティブスポンサーの役割を中心に成熟した実践を展示するというプロジェクトマネジメントの実践が確立されている今の時代には、現実には状況はまったく逆のものになると期待するのが合理的です。 MBA生徒の非公式調査から、企業におけるエグゼクティブスポンサーの役割についての非科学的知見の一部： 平均して、学生の50％以上は自社の正式な実践がないエグゼクティブスポンサーシップの周り。
スポンサーの役割と責任について、公式なトレーニングや標準化された説明がある企業はほとんどありません。
- 私は自分の会社が幹部スポンサーのためのトレーニングを提供しているという学生報告をまだ1つも持っていません。
- プロジェクトの成功に対するスポンサーの説明責任には一貫した合意がほとんどありません。
- 学生がスポンサーのパフォーマンスとサポートに満足していることを自社のプロジェクトマネージャーにインタビューすると、調査対象者の大多数が不満を表明した。
- 業界団体および民間コンサルティング会社からのより公式な調査のレビューは、学生からのインプットの一般的な妥当性を強調する。
- 幹部スポンサーシップの現状は改善の余地を残しているかもしれないが、プロジェクトマネージャーはイニシアチブを続けるしかない。しかし、プロジェクト管理者が必要とする経営幹部の支援を募るためには、いくつかのステップがあります。
プロジェクトのエグゼクティブサポートを得る5つのヒント：
スポンサーを募集します。
お客様のプロジェクトがお客様のために直接的に、またはより効率的かつ効果的な内部活動を顧客にサポートすることによって間接的にお客様のプロジェクトに戦略的に影響を与える場合は、スポンサーを募集してください。プロジェクトの重要性を強化し、助けを求めるために、報告書 - マネージャーまたはプロジェクトマネジメントオフィス長と直接協力してください。上記で特定されたスポンサーの役割と責任を強調し、プロジェクトの成功と効果的なスポンサーシップを関連付ける業界調査を指摘する。
- スポンサーを訓練する。 戦略的、戦術的、あるいは象徴的な役割を強調する。ほとんどのエグゼクティブは、正式な訓練を受けていないスポンサーの役割を果たしています。幹部を訓練することはやや難しいですが、ほとんどの人はあなたの状況や指導に感謝します。エグゼクティブスポンサーの搭乗時には、説明責任、価値の強化、チームの保護の問題が最重要視されます。
- スポンサーと積極的に関わり、関わります。 最高のプロジェクトマネージャーとエグゼクティブスポンサーの関係は非常にインタラクティブです。両当事者にとって、プロジェクト活動の更新と、緊急事態への対応と対応のための明確なコミュニケーション・プロトコルを確立することが重要です。プロジェクトマネージャーは、エグゼクティブスポンサーが、本物の関心を示すために、時にはステータスやチームミーティングに出席し、チームの成功のために組織に積極的なチアリーダーを務めるよう促すべきです。
- スポンサーからのコーチングのサポートを依頼する。 あなたの経験より多くの経験を積んだ人に、建設的かつ積極的なフィードバックとコーチングを提供することは、常に役立ちます。あなたのスポンサーは、改善のためにあなたのドライブにこの入力を歓迎することを知らせてください、それが受信されると、それを優雅に受け入れます。
- 大きな問題についてスポンサーを慎重に活用する 。あなたのスポンサーを戦術上の問題についてあまりにも多く見たり、扱わないように注意してください。あなたのスポンサーの最高の使い方は、安全なリソースを手助けすることです。プロジェクトチームのスポークスパーソンとして幅広い管理グループに奉仕し、貴重なチームの価値を強化するのに役立ちます。スポンサーをチームの活動に引き込むことを検討するときにプロジェクトマネージャーが尊重しなければならないバランスのとれた行為があります。
- 今のボトムライン： エグゼクティブスポンサーの役割は、プロジェクトイニシアチブの成功のためのパズルの重要な部分の1つです。成功したプロジェクトマネージャーは、この役割の重要性を理解し、正しいレベルと強さでエグゼクティブサポートを得るために働いています。スポンサーの役割が不在または曖昧な場合は、成功のために、あなた、あなたのチームおよびあなたの会社をサポートするために、エグゼクティブスポンサーを募集し訓練するためにそれを取ってください。