プロのボイスメール挨拶のビジネスエチケット

あなたの会社が着信コールに部門別ボイスメールボックスを使用している場合は、プロフェッショナルな聴衆部門のボイスメールの挨拶を録音する必要があります。このタイプのボイスメールグリーティングは、個人のボイスメールボックスに関連付けられたパーソナルボイスメールグリーティングとわずかに異なります。たとえば、電話システムで電話機の内線番号をグループ化して、すべての一般的なアカウンティングコールを処理することができれば、経理部のすべての内線番号を会計部門の一般的な内線番号の下にプールできます。

自動応答がその内線番号にコールを転送すると、次に使用可能な内線番号がコールを受け取ります。すべての経理部門の内線が通話中または利用できない場合、通話は部門のボイスメールボックスに転送されます。

ボイスメールのグリーティングオプション

あなたの会社の電話システムによっては、作成できるボイスメールグリーティングのタイプに異なるオプションがある場合があります。これには以下が含まれます：

<！一般的なボイスメールグリーティングは、他のグリーティングタイプが設定されていない場合、デフォルトのボイスメールグリーティングとして使用されます。

• 社内ボイスメールの挨拶
  これは、あなたの部門を（社内の別の内線から）電話した人に挨拶するために使用されます。一般に、これは非常に大規模な企業にのみ適用されます。
• 外部ボイスメールの挨拶
  この挨拶は、社外から電話をかける人のために行われます。電話システムの自動応答は、すべての外部発信者が聞く一般的な会社の挨拶を演奏する場合があります。あなたの会社の名前がその挨拶に記載されている場合は、あなたの部署の挨拶で再度それを言う必要はありません。
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  一時的なまたは「不在時」ボイスメールの挨拶

一時的または不在のボイスメール挨拶は、部門全体が特定の期間利用できなくなったときに設定されます。たとえば、部署には午前8時から午後5時の間にのみスタッフが雇用されています。また、全員が電話に出られないようにする必須の部会があります。ほとんどのボイスメールシステムでは、有効期限を設定できるため、部門が通常の操作に戻るときにオフにする必要はありません。

• 電話（通話中）ボイスメールの挨拶
  この挨拶は、部門が利用可能であることを発信者に通知するために使用されますが、部門プール内のすべての内線が他の発信者と忙しいため、
• 役職名
  部門名

今すぐ電話をかけることができない声明

• メッセージを残す招待状
• 電話を受けることができるとき
• （例えば、g。「ポンドキーを押して…に戻ります」）
• 意味のある情報を提供できる場合はウェブサイトのアドレス
• 20〜25秒以内（目安）
• あなたの電話は私たちにとって非常に重要です… "挨拶。このフレーズは過度に使用され、通話者には通常「オフ」になります。
• あまりにも多くの情報を提供しすぎたり、過度に長い挨拶をしたりしないでください。
• サンプルグッド部門ボイスメールのご挨拶

あなたは経理部に到達しました。私たちの代理人はすべて、他の発信者にサービスを提供しています。あなたの貴重な時間を浪費するのではなく、2時間以内にお返事したいと思います。前のメニューに戻る場合は、今すぐスターを押してください。それ以外の場合は、あなたの名前と番号の詳細なメッセージを残してください。メッセージを録音した後、ポンドキーを押して他のオプションを選択することができます。お電話ありがとうございます。

• Operations Tech、Inc.の営業部にお越しになりました。当社の営業担当者全員が他の顧客にサービスを提供していますが、できるだけ早くお客様の電話に返信したいと考えています。現在の価格情報や注文状況を確認するには、ウェブ上の私たちをご覧ください。さもなければ、私達にトーンの後にあなたの名前と番号のメッセージを残してください。前のメニューに戻る場合は、今スターキーを押してください。

あなたはOperations Tech、Inc.の経理部に到達しました。現在、部署は閉鎖されています。私たちの通常の営業時間は、月曜日から金曜日の午前8時から午後5時までです。土曜と日曜は休業となります。スターキーを押すと、いつでも前のメニューに戻ることができます。それ以外の場合は、私たちにあなたの名前と番号のメッセージを残してください。私たちはオフィスが再開したときにあなたの電話に戻ります。メッセージを残した後に電話を切るか、追加のオプションについてはポンドキーを押してください。お電話ありがとうございます。

• ボイスメールのご挨拶が悪い

あなたは営業部に連絡しています。メッセージをお待ちしています。

こんにちは。あなたはXYZの経理部に達しました。 com。すべての会計士は現在、必須の部会に出席しており、誰もあなたの電話を受けることはできません。あなたの電話は私たちにとって非常に重要です。私たちは帰るとすぐにあなたの電話を返すことを望みます。しかし、それは今年の終わりであり、コールバックログは非常に長いです。期限切れの口座でお支払いをする場合は、すぐにお返事できるようにメッセージでお知らせください。さもなければ、音を待って、私たちに詳細な秘密のメッセージを残してください。

• 部署は閉鎖されています。トーンの後にメッセージを残してください。