出口インタビュー参加率を向上させる方法

退職に関するインタビューは、従業員から真実かつ正直なフィードバックを得る最善の方法の1つです。欠点は、出口面接から大量のデータを構築するには時間がかかることです。しかし、あなたの参加率を上げることで、出口面接から迅速に行動可能な情報量を増やすことができます。

出口インタビューの参加率はどれくらいですか？

調査によると、紙と鉛筆の出口面接の平均回答率は約30-35％であることがわかります。

これは、2000人の従業員と15％の離職率を持つ企業は、年間約100回の離職インタビューを受けることを期待していることを意味します。この参加レベルでは、組織は全従業員人口のわずか5％から退職のフィードバックを得ています。

ほんの少しの努力で、あなたはその応答率を2倍にすることができます。出口面接の参加には、65％以上が良い目標です。これは、紙と鉛筆の出口のインタビュー、ウェブベースのオンライン出口のインタビュー、電話の出口のインタビューで達成できます。

<！あなたの回答率を測定するには、終了したインタビューの数を、退職時のインタビューを要求した従業員の数で割ってください。理想的には、第2の数は終端の総数に等しくなければならないが、実用上の理由から、これは一般的ではない。

例として、出口面接を完了するように依頼した300人からの125の出口面接を完了した場合、あなたの参加率は125/300に等しくなります。 416または41.6％。

この種の参加を追跡するための適切な方法があることを確認することが重要です。最低限、改善プロジェクトの開始時に、その後定期的に参加率を追跡したいと考えています。

理想的なシナリオは、あなたが定期的に参照できる実行平均を維持することです。

このリアルタイム番号は、出口面接での従業員参加の減少（または増加）を直ちに警告します。オンライン出口面接管理システムは自動的にこれを行う必要があります。

大企業は、子会社、大事業部または地域別に参加率を個別に追跡したいと考えるかもしれません。中小企業は一般的に組織の総参加率から恩恵を受けることができます。

出口面接の参加率が改善できると判断した場合、次のステップは、現在の出口面接プロセスを分析することです。レビューの最も重要な2つの分野は次のとおりです。

退職者インタビューを完了しない理由は何ですか？

従業員が適時かつ効果的に情報を入手できないような物流上の問題がありますか？

離職インタビューを完了していない従業員
離職インタビューを完了しない理由のいくつかは次のとおりです。

離職インタビューが長すぎます。

出口面談の質問は混乱しているか、または個人的に侵襲的です。

退職者のインタビューを読んだり、差をつけるとは思われません。
従業員は反響を恐れています。
従業員は会社に怒っています。
従業員は先延ばしまたは忘れます。
このプロセスは難しく、不快です。
あなたが定格の質問で出口面接調査を使用している場合、35-60の質問は正しい調査長さに関するものです。 60以上の質問が、従業員にとって長くて不快に感じるようになります。 70問を上回る場合は、より多くの未終了の出口面接のために準備する必要があります。
簡単にするために、面接の質問を確認します。従業員の靴に身を置き、質問にどのように答えているかを自分自身に尋ねます。感情や感情を求める出口面接の質問を避けてください。

多くの従業員は、自分の気持ちに調和していません（または、自分のことを分かち合いたくない場合もあります）。従業員がプロセスの感情よりもプロセスの有効性を評価する方がはるかに簡単です。

退職インタビューのフィードバックは無視されます

従業員は、彼らが提供したフィードバックが読まれないか、または直ちに無視されると思われる場合、退職に関するインタビューを完了しません。従業員に自分のフィードバックを重視することを知らせることは重要です。出口面接からの提案に基づいて改善を行うときは、その発想がどこにあるのかを従業員に伝えるのを恐れないでください。

時間の経過とともに、従業員はあなたが聞くことを学びます。これが企業文化の一部となったら、オープンで誠実なアイデア、提案、批評がたくさんあります。

正直なフィードバックからの反響

また、正直なフィードバックが波及することはないということを従業員と明確にしてください。出口面接で作成された声明は、将来の再雇用の適格性を妨げるために使用されるべきではありません。

退職者のインタビューフォームに正直ではなく、まったく完了しないよう従業員に伝える専門家が多くいます。企業は従業員に対してこの情報を使用すると主張しています。人事専門家は、これはナンセンスであることを知っていますが、彼らはまだこの根拠のない認識に挑戦しなければなりません。

怒っている従業員のフィードバック

会社に怒っている従業員は、退職時の面接に参加することで助けたいとは思わないかもしれません。退職時の面接でこれらの従業員に怒りを喚起させることができます。これらの怒っている従業員の多くは、彼らの声を聞く機会を得て興奮しています。特に上級管理職が聞くことが分かっている場合はそうです。

きれいで簡単なプロセスも重要です。それがウェブベースであろうと紙と鉛筆であろうと、出口インタビューフォームは直観的で理解しやすいアンケートフォームでうまくレイアウトする必要があります。

物流上の問題は、出口面接のプロセスで2番目に重要な領域です。一般的に、プロセスには弱いリンクがあり、出口面接も例外ではありません。あなたの検査には、従業員が通知を出したときに開始し、従業員が退職時インタビューを提出したときに終了する一連のイベントがすべて含まれている必要があります。

退院インタビュープロセスの監査

退院インタビュープロセスの監査を開始するには、次の情報を調べます。

従業員はどのようにして一般に終了意思を通知するのですか？

最初に通知された人は誰ですか？また、通常どのくらい通知されますか？

ヒューマンリソース部門には誰がどのように話していますか？従業員が通知を出した後すぐに人事部に通知されますか？ HRの誰が最初に通知されますか？
出口面接を開始するのは誰ですか？この人はいつ従業員の解雇を通知されますか？
退職時のインタビューを従業員にどのように通知しますか？誰によって？どんな方法？いつ？
出口面接プロセスの人事部の明確な所有権はありますか？プロセスに関わる者は出口面接の重要性と緊急性を理解していますか？
退職者のインタビューについて従業員には何が伝えられましたか？彼らはどのような方法で出口面接を完了するよう奨励されていますか？従業員は複数回、複数の方法で話し合っていますか？
出口面接は簡単ですか？
従業員はいつどこで退職のインタビューを完了しますか？必要な資源に簡単にアクセスできますか？
従業員は退職時のインタビューを完了するためのプライバシーを持っていますか？
監督者とマネージャーは出口面接プロセスを支持していますか？彼らは従業員からの否定的なフィードバックを受け取ることを恐れていますか？あなたは退職の面接に関する情報を従業員に伝えるために恐れている上司に頼っていますか？
退職者へのインタビューは簡単にできますか？
上記の監査質問をそれぞれ見直し、出口面接プロセスを注意深く見てください。これらの分野のそれぞれを改善するためにできることを決定します。レビューを完了したら、直ちに改善を開始することができます。
退社インタビュープロセスの再測定

あなたが行った変更の中には、参加率の大幅な改善が非常に速くなるものもあります。他の企業は、企業文化に効果的に浸透するために、より多くの時間を必要とします。

参加率を3ヶ月、6ヶ月、9ヶ月、12ヶ月に再測定する。 12ヶ月目までに、出口面接の参加率が大幅に向上することが期待されます。これは、売上高を制限し、従業員の保持を増やすために使用できるデータが増えることを意味します。

結論

出口面接プロセスに参加する退職者の数を増やすことによって、出口面接の価値を大幅に高めることができます。出口面接の内容と構造を見直し、改善することで、自分の内部プロセスと一緒に、参加率を大幅に引き上げることができます。

最後に、人事担当者との実際のインタビューで参加率を向上させるだけでなく、より良い情報を提供できる可能性を考慮してください。フォローアップの質問の価値を過小評価することはできません。

推奨出口の面接の質問を参照してください。