提出システムの整理方法

あなたの提出システムを整理する時間をとることは非常に重要です。誰もがペーパーレスのオフィスを望んでいるが、現実には、多くの中小企業では依然として請求書や領収書などの紙文書を保管し、必要なときに簡単に回収できる必要があります。

入庫が適切であることが特に重要です。存在しないまたは乱雑なファイリングシステムは、領収書の欠落による税額控除を逃したくないので、所得税の時間に余計な努力を加えることができます。

<！あなたのビジネスが監査の対象となっていて、経費を支えるために必要な書類を提出できない場合、あなたの請求はおそらく却下され、納税申告書は再審査されます。

中小企業のオーナーとしては、机の上で素早く簡単に操作できる必要があります。紙のファイリングシステムをセットアップするのは難しいとは言えますが、いくつかのファイリングのヒントやテクニックで簡単に行うことができます。

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提出方法の整理方法

（1）あなたの机の上に数分間座って、本能的にどこを探すかを決めます。

私のワークステーションの右側に引き出しがあります。私が最初にファイリングシステムをセットアップしたとき、私はそれに何も持っていなかった。私がペン、クリップ、またはステープラを探すとき、私はそれが空であることが分かっていたとしても、私が見える最初の場所でした。当然、私はペン、クリップ、ステープラーをその引き出しに入れました。私にとっては、それらのアイテムのための自然の家でした。

<！誰もがこれに違ってアプローチし、ある人のために働くことは別の人のために働かないかもしれません - 3 - >

あなたのプライマリワークスペースに座って、機器、消耗品、ファイルを手に入れてください。それはあなたが個人的にそれらのアイテムを提出するための理想的な場所を確立するのに役立ちます。

（2）あなたは自然に情報を探す場所を知ったので、アルファベット順、数値、または件名の提出システムがあなたに最も適しているかどうかを判断する必要があります。

あなたの書類を提出カテゴリ（すなわち、経費、財務、マーケティング）にどのように編成しますか？

銀行声明、公益法人の請求書、事務経費領収書、車両のマイレージ・ログなど、ビジネス・コストに関連する書類はどうやって見つかりますか？顧客情報はどうですか？お客様の名前に基づいて検索しますか？参照番号による？これは、ファイリングシステムのレイアウト方法を決定する重要なステップです。どのカテゴリを使用するか決定したら、さらに進んでサブカテゴリを作成する必要があるかどうかを決定します。

あなたのファイリングシステムのために何かを購入する前に 行います。 （3）次に、ストレージのニーズを大まかに判断します。

あなたは毎日アクセスする多数のファイルを持っていますか？毎週ファイルにアクセスしますか？答えがあれば、デスクトップファイルホルダー、デスクに近い2つの引き出しファイリングキャビネット、または部屋の向こう側に4つの引き出し横ファイリングキャビネットが必要かどうかが決まります。

慎重に選択してください。ファイリングキャビネットを見るときに成長できるようにする - あなたが今思うと思うファイルを2倍にするために何かを買う。これにより、ファイリングシステムを整備し直す必要がある回数が制限されます。

（4）明快で簡単にアクセスできる良質の表示システムに投資する。

ファイルのラベルを読むことができることは明らかですが、ラベルの明瞭さは想像以上に時間を節約します。

ラベルを作成するほとんどの企業は、最も一般的なワープロソフトウェアと統合されたテンプレートを提供しています。あなたは現在、個々の郵送ラベルを印刷することができる小規模のラベル作成システムの1つを検討することもできます。二重義務を果たすアイテムは、通常、賢明な投資です。

（5）これで、ファイルフォルダを購入する準備ができました。

最良の投資は、色付きのハンギングフォルダ（プラスチックのラベルタブが含まれていることを確認する）とプレーンなマニラファイルフォルダを購入することです。色付きの吊り下げフォルダは、

簡単に利用できる

1. カテゴリを簡単に認識できるようにします。
2. たとえば、すべてのクライアントファイルを黄色の吊り下げフォルダに置くと、青色のフォルダ赤いフォルダのマーケティングに関係するものは、特定のファイルを検索する場所を大まかに知ることができます。

シンプル・イズ・ベスト

KISSの原則は、使いやすく、使いやすいファイリング・システムの設定に適用されます。それはシンプルな恋人を保つ！広範なサブジェクトカテゴリにより、成長するにつれて新しいファイルを簡単に追加することができ、ファイリングシステムを定期的にアップグレードまたは再編成する必要がなくなります。

シンプルにすることで、文書管理システム全体の一環として、紙とデジタルファイルを簡単に統合できるようになります。

可能な限りペーパーレスにする

ビジネスをグリーン化し、「ペーパーレスオフィス」に移行しようとする場合は、経費精算書をスキャンし、他のデジタル会計情報とともに保存することができます。新しいクラウドベースの会計ソフトウエアアプリケーションでは、モバイルアプリで経費領収書を携帯して、即座に記録することができます（カナダ中小企業向けの最優秀会計ソフトウェアを参照）。

経費領収書のコピーまたはデジタル画像は、カナダの歳入庁（CRA）が一般に理解できるものであることを前提としています（999）。そうでない場合、CRAは、審査中または書類の日常的な要求中に元の書類の書類を見ることを要求することがあるので、原本は常に所定の時間保管しなければならない。 （詳細は、ビジネスレコードをどのくらい保存する必要がありますか？を参照してください）。