企業会議を計画するにあたって企業会議を計画する方法

おめでとう！あなたの会社は、会社のすべてのレベルから選ばれた従業員のグループのための会議を開催します。 CEOがイベントのプロジェクトマネージャーの責任をあなたに与えました。これらのヒントとサンプルプロジェクトの計画は、プロジェクトマネージャーが会社の会議や同様の複雑なプロジェクトのプロジェクト計画を作成するアプローチに役立つ1つの方法を示しています。

プロジェクトの事前計画

あなたの最初のステップは、計画を立てることです。

まずはイベントをステークホルダーと話し合います。これが昨年行われた場合、何が正しかったのですか？何が悪かったのか？誰がプロジェクトを管理し、今年は落とし穴を避けることができますか？ CEOがプロジェクトをあなたに割り当ててから、あなたはそのイベントから何を求めていますか？イベントはいつですか？どこ？予算は何ですか？

可能な限り多くの情報を組み立てます。これは、プロジェクト計画を作成するスケルトンになります。

チームを構築する

このプロジェクトを成功させるには他にどのようなリソースが必要ですか？このイベントを成功に導くのを手助けできる他の部署の人々はいますか？そこに助けを求めるために何をする必要がありますか？あなたはちょうど尋ねることができますか、彼らの上司から正式な承認を得る必要がありますか？彼らからどれくらいの時間が必要ですか？どのような具体的なスキルを提供する必要がありますか？あなたが望む人が利用できない場合は誰でもそのスキルを提供できますか？

これは全社的な会議なので、HRはどのように役立ちますか？

施設部の援助が必要ですか？マーケティング部はどうですか？あなたはその地域で助けが必要ですか？

議題を計画する

会合がどのくらいの期間続くかを知ったら、時間ブロックを記入し始めます。オープニングスピーカーが必要ですか？それは誰ですか？あなたは参加者を一緒に保つつもりですか、それともプログラムの一部のために小さなグループに分割しますか？

他にもいくつのスピーカーが必要ですか？あなたが脱出する場合、誰が小規模なセッションを準備しますか？

イベントは1日以上かかりますか？あなたは1日目をどのように閉じますか？ 2日目にどうやって再開しますか？

あなたはどうしたら最後まで包まれますか？閉会の言葉が必要ですか？あなたが予約した場合、ホテルからチェックアウトしている人々の物流をどうやって扱いますか？

スペースを探す

来る人の数を調べる。次に、必要なスペースの大きさを決定します。イベントはどこで開催されますか？本社に余裕があるのですか、より大きなスペースが必要ですか？ CEOは、会議をオフサイトで開催して、人々が集中できるようにしたいのですか、またはオフィスで開催してコストを最小限に抑えることを望んでいますか？

あなたのエリアに必要なスペースを提供できるのはどのプロパティですか？空港の近くにあるホテルは、外出中の人の移動時間を最小限にするのに適していますか？または静かな町から何かを見つけるべきでしょうか？

施設にはどのような場所がありますか？それらには何が含まれ、何を購入して持ち込む必要がありますか？彼らはあなたと仕事をするために個人を割り当てますか？外部からの物質や人に関する彼らの方針は何ですか？

プルオフ

これらの質問のほとんどに答えを集めたら、プロジェクト計画をまとめることができます。

私たちがここに示しているのは、プロジェクトタスクのリスト、つまりWBS（Work Breakdown Structure）のみです。タスクまたはタイムライン間の依存関係は含まれません。それらは後で追加されます。

サンプル企業集会プロジェクト計画

プロジェクトの計画方法プロジェクトマネジメントの基本ツールを使用して、プロジェクト計画の背後にある考え方とプロジェクト管理スキルを計画プロセスで使用する方法について説明しました。プロジェクト計画ワークブレークダウンストラクチャ（WBS）が企業会議を計画するプロジェクトを探す方法は次のとおりです。

1。プロジェクトの事前計画

1. 予算の決定
2. プロジェクトの目標設定のためのCEOとの話し合い
3. ヒントについては、前プロジェクトマネージャー（PM）に連絡する
4. ステークホルダーリストを決定する
5. イベントの希望日を設定する
6. 必要なスピーカー/プレゼンターの数を決定する
7. サポートスタッフの数を決定する
8. 参加する従業員の数を決定する
9. > 2。プロジェクトチームを構築する

マーケティング担当者を取得する

1. 人事担当者を取得する
2. 購買担当者を割り当てるかどうかを確認する
3. スーザンにすべてのスピーカーの詳細を処理するよう依頼する
4. 施設
5. >スケジュールプロジェクトチームキックオフ会議
6. 3。午前のセッションの長さを設定する

吹き出しの長さを設定する

話し手の数を計算する午前中のセッションに必要な

1. リクルートスピーカー
2. 休憩時間の計画（時間と長さ）
3. 休憩中の会議室のリフレッシュ（水、ごみなど）
4. 午後のスピーカーを募集する
5. 午後のスピーカーを募集する
6. 計画の日1回の終了（時間、人、長さ）
7. 3b計画2日目 >開始時間を設定する
8. 朝セッションの長さを設定する
9. 朝セッションに必要なスピーカーの数を計算する
10. リクルートスピーカー
11. 休憩時間を計画する（時間と長さ）

午後のセッションを計画する（長さ、スピーカーの数）

1. 午後の人を募集する
2. 計画閉会挨拶（時間、人、長）
3. ホテルとのチェックアウトのタイミング
4. 4。スペースを計画する
5. 出席者数を決定する
6. 座席配置を計画する（行対テーブル）
7. 必要なスペースを計算する
8. そのスペース（コスト、場所、サービスを含む）で利用できる場所を調べる >毎日のスピーカー数と総数
9. 必要なサポートスタッフの数とタイプを決定する
10. 参加者/スピーカー/スタッフの部屋数の確認
11. 利用可能な場所での費用と日付の交渉

選択された場所

1. 5。イベントの宣伝
2. イベントの場所に関するすべての詳細を確定する
3. 参加者に通知することを確認する
4. 全スピーカーにトピックとプレゼンテーション時間を通知する
5. すべてのサポートスタッフに任務とシフトを通知
6. 出席者から
7. 必要に応じて交換出席者に通知
8. 6。フォローアップ
9. すべてのスピーカーからスピーチドラフトを取得する

最終演説をレビューする

1. すべての出席者、スピーカー、スタッフの名前タグを取得する
2. 出席者に材料とギフトを購入する
3. 7。レビューと評価
4. すべての出席者に満足度調査を送信する
5. 全スピーカーにレビューアンケートを送信する
6. スピーカーとスタッフ全員に感謝する

プロジェクトチームとの密接な会議を開催する

1. >上のプロジェクト計画作業分類構造（WBS）は、企業会議を計画するためのサンプルを示しています。単なる概要です。プロジェクトチームはまだこれらの項目に取り組み、それらの多くを拡大する必要があります。さらに、各タスクに必要な時間、タスクの相対的な重要性、およびタスク間の相互関係/依存関係についても作業する必要があります。