ヒント

効率を上げるために、細部がクラックから滑り落ちないようにするために実行すべき操作の順序があります。下記の小規模な会議の計画には、8つの重要な手順があります。

あなたのトピックと場所を選択する

このステップは、視聴者が何よりも先に知りたいと思う2つの変数を表します。

会議の場所と理由は、招待される人と出席するかどうかに即座に影響します。

選択した会場は、全体的なミーティングに影響を与え、イベントを計画する際に必要となるその他の決定に影響します。

参加者を特定する

集中的かつ生産的な会議を運営することの大きな部分は、気を散らすことを避けることであり、それはトップ意思決定者への招待を制限することを意味します。企業文化の中では、関連するすべての関係者をコミュニケーションに参加させる傾向がありますが、重要ではない議論で進歩を遅らせることができる仲間を排除することで、生産を増やすことができます。無投票の参加者を招待する代わりに、重要な出席者が会議に出る前に部下と話をするように促してください。

3つの日付と時刻を提供する

各参加者の空き状況についてどのように問い合わせるかに注意してください。あなたの会議のために相互に有益な日付をスケジューリングすることについては、「パンドラの箱」の問題を簡単に開くことができます。

これを回避する1つの方法は、いくつかの日付と時間を提供し、次に最もよく働く各人に尋ねることです。あなたが運が良ければ、日付の1つはみんなに合っているでしょう。そうでない場合は、過半数に対応するためにカレンダーを調整できるかどうか、アウトライヤーに尋ねることを恐れないでください。

旅程表を作成する

会議の各部門を担当する主体とともに、どのトピックを議論するかについてスケジュールを設定することが重要です。

計画者は、旅程を正確に作成するために最高経営責任者から助言を求める必要があるかもしれません。最初の草案が完成したら、承認のためにグループに提出する必要があります。

プレゼンテーションの必要性について話し合う

グループにアイデアを提示するにはさまざまな方法があり、それぞれの予定されているスピーカーは自分の好みを持っています。 PowerPointの機能、インターネットアクセス、ホワイトボードは、あなたが手配しなければならないかもしれないコンポーネントの一部です。これらの詳細を要求する際に積極的に対応し、会議の数日前にフォローアップして確認してください。

スケジュールケータリング

小規模会議のために食べ物を注文するには、メニューを機能させておくことが重要です。ケータリングが当面のビジネスのあらゆる側面に干渉することを避けたいので、可能であれば過度に正式な食事を避けてください。座っているランチが要求された場合は、隣の部屋を予約して、出席者ができるだけ早く会議に戻ることができるようにしてください。

最終詳細の送信

イベントのおよそ7日前に、旅程の最終コピーと詳細を各参加者に送信します。これには、その日のために注文されたものすべてが含まれているはずです。また、道順、駐車情報、部屋番号、緊急連絡先も含めてください。

エグゼクティブと仕事をしている場合は、管理者のアシスタントもメールでコピーしてください。

会議の日

会議のプランナーとして、イベントが成功裏に開始されることを確認するのはあなたの仕事です。もちろん、早急に現地に到着して部屋を点検し、ケータリングとA / Vコーディネーターと会いたいと思うでしょう。場所によっては、サイネージを掲示してみんなが部屋に向かうようにすることもできます。

そこには小規模会議を成功させるための8つの比較的簡単な手順があります。

各ステップを実行することは明らかに時間と勤勉さが必要ですが、参加者にあなたの計画を伝えることは戦いの半分です。人々が会議から何を期待するかを知る人々が増えるほど、彼らはビジネスに慣れるための準備が整います。