建設印刷コストを削減する方法

あなたが今オフィスにいたら、やっていることをやめて見てください。具体的には、あなたの机を見てください。今あなたが見るものについて考えてみましょう。請求書、契約書、プロジェクトの更新などの重要な文書が1つのコーナーに巨大なものがありますか？

あなたが守る前に。あなたはあなたの机で起こっている可能性が高い「組織化された混乱」のコンセプトを得ることができます。 LEEDフォーム、RFD、アプリケーションなどのすべての論文には、それらが所属する場所があります。

それらはすべて提出される前に管理する必要があります。署名を必要とするものもあれば、スキャンしなければならないものもあれば、処理されてクライアントに送信されるものもあります。

そこで追いかける：あなたのオフィスが混乱している場合は、問題を引き起こしている。良いニュースは：あなたにはまだ希望があります。

"Document Overload"の解決策

これまでに持ち上げたものがあれば、心配する必要はありません。あなたは良い会社にいる。これらは建設管理者の共通の問題です。幸いなことに、大部分を解決する優れた仕事をする建築管理ソフトウェアがあります。

優れた建設管理システムは、文書管理のための膨大な数のオプションを備えており、これらのソリューションは多くの有用な目的を果たしています。フォームや書類をすばやく簡単に見つけることができます。これにより、すべての書類を記入するのに費やす時間が短縮されます。

保存した時間は、顧客との視認性を高め、仕事の実際の生産的部分に集中するために使用できます。

組織化の時間です。

文書管理ソフトウェアの最も重要な機能は、重要なファイルを整理しておく機能です。それは、巨大なファイルキャビネットや机の上に積み重なった紙を捜す必要性を排除します。

探しているドキュメントをソフトウェアの検索エンジンに差し込むだけで、ほぼ即座に表示されます。

このソフトウェアは既存のファイルをアップロードするのにも役立ち、ファイルキャビネットに物理的に座っている過去のファイルとソフトウェアシステムに既に追加されているファイルを簡単に区別することができます。多くのアプリケーションでは、クラウドストレージを介してドキュメントにアクセスでき、外出先でファイルにアクセスすることができます。クラウドベースの構築文書管理は、文書処理を迅速かつ効率的に処理する能力を考慮すると、賢明な選択です。

これを行う2つのソフトウェアソリューションは、ViewpointとAconexです。どちらもGoogleのアルゴリズムと同様の検索システム上に構築されているため、検索処理が高速になります。 Viewpointは、Vistaにも付属しているOutlook経由の電子メールの検索と索引付け機能を追加することで、それ自体が離れています。

優れたコラボレーティブオプション

構築文書管理ソフトウェアにより、チームとの連携が容易になります。たとえば、ProcoreのConstruction Management Toolを使用すると、管理者はユーザーごとに権限を設定できます。以前のバージョンのファイルを保存するだけでなく、ファイルの同じドラフトを一貫して共有するための安全対策が施されているため、間違ったバージョンの編集を間違えることはありません。

さらに、モバイルやデスクトップの大部分のプラットフォームで動作します。これは、管理システムの一部としてiPadsや他のタブレットを使用する企業には良いニュースです。

経済的ソリューション

優れた構築文書管理ソフトウェアがビジネスのためにお金を節約できる方法は十分です。より明白なものには、トナー、紙、複写、物理的なファイリングユニットのような消耗品の必要性の大幅な減少があります。それ以上にも、年間数千ドルの労働コストを節約できます。ローエンドでは、建設だけではなく、多くの企業がファイリングタスクに時間を費やす必要がないだけで何千ドルも節約すると報告しています。

文書管理ソフトウェアは、紛失した文書を検索する時間（ひいては金額）を節約します。誤った書類や間違った書類を再作成すると、それぞれ250ドルほどの費用がかかると推定されています。

あなたは今までのところ紛失した文書を何回見つけたのですか？

結論

構築文書管理ソフトウェアは、お金と時間を節約する効果的な方法をあなたに提示します。それを試していないなら、最初のステップを踏み、上記のリソースのいくつかをチェックする時間です。