プロジェクトをどのようにうまく管理していますか？

あなたの最初のプロジェクトへようこそ！

おめでとう！重要な新しいプロジェクトを担当しました。明らかに、上司はあなたのスキルに自信を持って投票する機会を提供しています。あなたが興奮している間に、これは全体的なプロジェクトの責任者であり、少し怖いです。

心の中で実行されるいくつかの質問：

• どうやって始めましょう？
• プロジェクトを開始から閉鎖に移すために必要なステップは何ですか？

• 高性能プロジェクトチームを構築するにはどうすればよいですか？
• このプロセスで誰が助けを求めるのですか？エグゼクティブスポンサーはいますか？

この投稿は、プロジェクト、委員会、またはチームイニシアチブを新しい組織に導いて、組織固有の活動を指導することに重点を置いています。ホリデーパーティーを組織している場合でも、新製品開発イニシアティブを先導している場合でも、プロジェクト管理のツールとプロセスは、成功の確率をはるかに上げるために存在します。

<！プロジェクトプロセスの5つのステージを理解する：

5つのステージそれぞれについて詳細を読むことをお勧めしますが、それらは次のとおりです。

開始：

1. プロジェクトを開始しました。 計画：
2. プロジェクトのすべての作業を計画します。 実行：
3. 実際に作業を実行します。 管理と管理：
4. プロジェクトの進捗状況を監視する作業のすべて。 終了：
5. プロジェクトを完了して配達し、チームに赴任する。

これらのステップはすべてのプロジェクトで同じです。

プロジェクトの基本ステップ初心者：

スコープの定義：

プロジェクトの最初の、そして最も重要なステップは、プロジェクトの範囲を定義することです。それはあなたが達成しなければならないか、あるいは作り出すものですか？プロジェクトの目標は何ですか？同様に重要なことは、プロジェクトの範囲に含まれていないものを定義することです。あなたの上司から十分な定義が得られない場合は、自分で範囲を明確にして確認のために二階に戻してください。この例はビジネストピックから少し外れていますが、私たちは結婚式のレセプションにすべて関連しています。結婚式のレセプションを計画する際には、ディナー、オープン・バー、ウェディング・ケーキ、特定の日までに20,000ドルを超えない費用で踊るためのライブ・バンドを完備した100名様用の結婚式のレセプションを準備することができます。

1. 利用可能なリソースを特定する： プロジェクトの目標を達成するためにどのような人、機器、お金がありますか？プロジェクトマネージャーは、通常、これらのリソースを直接管理することはありませんが、マトリックス管理を通じてそれらを管理する必要があります。
2. タイムラインを理解する： プロジェクトはいつ完了する必要がありますか？プロジェクト計画を策定する際には、プロジェクトの中でどのように時間を使うかに柔軟性があるかもしれませんが、結婚受付の場合のように締め切りは通常固定されます。あなたが時間外の時間を使用してスケジュールを達成することに決めた場合は、それをあなたの予算の限界と比較検討する必要があります。
3. あなたのプロジェクトチームを組み立てる： あなたのチームの人々を一緒にして、ダイアログを開始します。彼らは技術的な専門家です。それで、彼らの機能的なスーパーバイザーがそれらをプロジェクトに割り当てたのです。あなたの仕事はチームを管理することです。
4. 作業の詳細、パート1：
5. プロジェクトを完了するために作成する必要がある主要な要素またはコンポーネントは何ですか？たとえば、結婚式のレセプションには、レセプションホール、食べ物、ドリンク、ケーキ、ゲスト、エンターテインメントなど、高いレベルが必要です。もちろん、それらのより大きなアイテムのそれぞれは、多くの追加アイテムに分解することができます。それが次のステップです。 作業の詳細、第2部： 上記の結婚受付の例では、異なるコンポーネントを担当するチームまたは担当者がいる可能性があります。チームメンバーと協力して、各主要項目を達成するために必要な詳細を記入してください。担当者は、オプション、コスト制限を理解し、範囲の達成をサポートする選択を行う必要があります。
6. 大きなステップのそれぞれの小さなステップを列記します。プロジェクトのサイズと複雑さによって、より詳細なステップに進む深度が決まります。 予備計画を作成する： すべての手順を計画に組み立てます。これを行う良い方法は、どの項目が他の項目に先行しなければならないかを識別する優先順位表を使用することです。正式なプロジェクト管理の実践では、ネットワークダイアグラムと呼ばれるものを開発し、クリティカルパスを特定する必要があります。これはあなたのニーズや知識レベルを超えているかもしれませんが、コアの問題は、アクティビティを正しい順序で順序付けし、アクティビティに対してリソースを割り当てることです。尋ねる質問には次のようなものがあります。次のステップは何ですか？どのステップを異なるリソースで同時に実行できますか？誰が各ステップを実行する予定ですか？どのくらい時間がかかりますか？多くの優れたソフトウェアパッケージが用意されており、このような詳細を自動化することができます。彼らが使っているのと同じ立場の他の人に尋ねる。
7. ベースライン計画を作成する： 予備計画について、チームおよび他のステークホルダーからフィードバックを得る。タイムラインと作業スケジュールを調整して、プロジェクトを使用可能な時間に合わせます。基本計画を作成するための予備計画に必要な調整を行います。
8. プロジェクトの調整を依頼する： プロジェクトに割り当てられた時間、お金、才能はほとんどありません。あなたの仕事は、人々が望むものよりも限られたリソースで多くをすることです。しかし、単に非現実的なプロジェクトには限界があることがよくあります。あなたはあなたのケースを作って上司に提示し、これらの非現実的な限界を変更するよう要求する必要があります。プロジェクトの開始時に変更を求める。あなたが必要とする変更を求めるのは困っているまで待たないでください。しかし、あなたのプロジェクトに結婚式が含まれている場合は、多くの重要な変更を求めて成功することを期待しないでください！
9. あなたの計画を働かせるが、それのために死なない： 計画を立てることは重要ですが、計画は変更することができます。あなたは毎朝運転するための運転計画を持っています。 1つの交差点が事故によってブロックされている場合は、プランを変更して別の方法を使用します。あなたのプロジェクト計画と同じことをしてください。必要に応じて変更してください。ただし、範囲とリソースを常に念頭に置いてください。
10. チームの進捗状況を監視する： プロジェクトの開始時にはほとんど進歩はしませんが、開始してから、誰もが何とかしていることを監視します。それが問題になる前に問題を捕まえるのが簡単になります。
11. すべてを記録する： 記録を残す。ベースラインプランから変更するたびに、変更の内容と必要な理由を書き留めます。新しい要件がプロジェクトに追加されるたびに、要件がどこから来たのか、そのためにタイムラインや予算がどのように調整されたのかを書き留めます。すべてを覚えているわけではありませんので、書き留めてプロジェクト終了時のレビューを見て、それらから学ぶことができます。
12. すべての人に知らせる： すべてのプロジェクト関係者に進捗状況を常に伝えておく。あなたが各マイルストーンを完了するときにあなたの成功を知ってもらいましょう。また、チームに情報を提供してください。変更が検討されている場合は、できるだけ早くそれらについてチームに伝えてください。チームの誰もがほかの人が何をしているのかを認識していることを確認してください。
13. 結論： プロジェクトイニシアチブを率いる正式なプロジェクトマネージャである必要はありません。しかし、プロジェクト管理のツールとロジックを、目的を明確にし、作業を詳述し、チームを構築し、作業を実行および監視する作業に適用する必要があります。成功のベスト！

Art Pettyによって更新されました。