議事録を取る方法

会議の議事録は、会議や会議の公式な記録として役立つ詳細なメモです。集会の責任者は、通常、参加者の1人にこの作業に就くように要請する。ある日、誰かがあなたになれるかもしれません！それは大変難しい仕事ではありませんが、重要な仕事です。会議の議事録は、何が起きたかの公式記録であるため、正確さが求められます。あなたは、人々が必要に応じて後で参照できるようにする必要があるという詳細なメモを取らなければなりません。

ここでは、この作業をフィネスで処理するのに役立ついくつかの指針を示します。会議の前、会議中、会議の後に何をすべきかを知る。

会議の前に

• 録音ツールを選択する：まず、メモを取る方法を決める必要があります。あなたは古い学校に行き、ペンと紙を使うか、あるいは技術に行き、ラップトップコンピュータ、タブレット、スマートフォンを使いますか？上司に相談して、特定の方法を使用することを好むかどうかを確認してください。それは起こりそうもない可能性があります。
• 選択したツールが正常に動作していることを確認し、元のものが故障した場合に備えてバックアップを取ってください。たとえば、ラップトップを持ってくる場合は、ペンとペーパーを手軽に持ってください。コンピュータがクラッシュした場合に書き込むものを検索している間は、会議を中止する必要はありません。
• 会議が始まる前に会議の議題を読んでください。あなたの分の概要を公式化することができます。その上の各項目の下にいくつかのスペースを残し、あなたのノートをそこに書いてください。これを行うと、会議を実行している人が議題に固執する限り、あなたの仕事は少し楽になります。

会議中

• 出席シートをパスし、誰もがサインインしていることを確認します。すべての出席者のリストを公式会議議事録に含める必要があります。
• 誰が誰であるかを確認してください。そうすれば、誰が話しているのかを特定し、その情報を正しく記録することができます。
• 会議が始まる時に注意してください。
• すべてのコメントを書き留めてはいけません。主なアイデアだけを含めることは可能です。あなたが同意していない項目を除外しないように十分注意してください。あなたの偏見はあなたに影響を与えるべきではありません。これは公式のアカウントであり、何が起こったのあなたの意見ではないことを忘れないでください！
• 作成したすべての動作、および投票結果があればそれを書き留めます。誰が動き出したのかを書き留める必要はありません。もちろん、あなたの組織のルールは異なるかもしれませんので、最初にそれらを検証してください。
• 次回の会合まで議論や議論の投票が延期された場合は、メモを書き留めます。
• 会議の終了時刻を記録します。

会議の後

• 会議の後にできるだけ早く議事録を書いてください。メモにエラーが見つかった場合や質問がある場合は、他の出席者と話すことですぐに解決することができます。
• 議事録の最後に、組織名、委員会の名称、会議の種類（毎日、毎週、毎月、毎年、または特別）とその目的を記入する。
• 開始と終了の時間を与える。
• 出席者のリストと出席者に関するメモを提供します。また、分を取ったことをここに示すこともできます。参加者のリストにあなたの名前を記入し、あなたの名前の後のかっこで、あなたが議事録を取ったと言ってください。あるいは、文書の最後に「Respectively submitted by」とあなたの名前を記入して署名することができます。
• 提出する前に議事録を立証する。出席した他の人にそれらを見るように頼みなさい。誤って何かを残した場合は、その人に知らせることができます。
• 指示がない限り、会議を行った人にそれらを提出する。