人的資源における文書の重要性

書類は、雇用事象の書面で保存された記録である。ドキュメンテーションは、政府および法的に義務付けられている要素、企業の方針と実践で必要とされる文書、最高の人事慣行によって提案された文書、雇用事象に関する正式で非公式の記録管理で構成されています。

雇用記録に関する文書

文書は、従業員の行動、ディスカッション、パフォーマンスコーチングの事件、目撃されたポリシー違反、懲戒処分、積極的な貢献、報酬と認識、調査、要件や目標の達成の失敗、パフォーマンス評価など

文書により、特定のイベントの周りで発生した出来事や議論の記録を、雇用者または従業員が保存することができます。雇用関係の文書化により、従業員の昇進、従業員の賃上げ、雇用解雇を含む懲戒処分などの援助を支援するために必要な書面による記録が提供されます。

従業員に関する文書は、必要に応じて、一般的にプラスとマイナスの両方です。それは事実であり、批判的ではありません。視聴者の意見や出来事に関する考え方ではなく、イベントが記述されています。また、正式な従業員の認識を提供したり懲戒処分を取るなど、注目すべき事例で行われた措置についても説明しています。

可能な限りインシデントが発生したときにドキュメントを作成して、ドキュメントがタイムリーで詳細で正確であることを確認してください。

訴訟手続きでは、従業員の過去の実績に関する文書は、雇用主の経験から得られた結果にしばしば重要です。

純粋に否定的な出来事に焦点を当てることなく従業員の業績を公平に描写することが目標です。

文書の種類

方針、手順、従業員ハンドブック、業績評価計画は、従業員の行動や職場の要求事項を記録し、秩序ある公正な職場を維持するための文書の形式でもあります。 。

文書はまた、被告人、告発者、および性的嫌がらせのような従業員の不正行為を含む敵対的な職場の出来事に対する目撃者の書面による記録でもあります。

文書は正式であり、従業員の人事ファイルに保持される。従業員は、この文書に署名して、彼らがコピーを受け取り、内容をレビューしたことを認めることが期待されます。 （署名は、文書内の記述との合意を意味するものではありません。）

この書類には、署名された雇用申請書、雇用書、申請書（履歴書やカバーレターなど）、バックグラウンドチェックなどの恒久的な記録も含まれています。従業員の職員ファイル以外には、従業員が米国で働く資格があることを証明するI-9書類のような書類も、医療記録、FMLA記録など、維持されています。

ドキュメンテーションは、1年以上にわたる従業員との議論に関するマネージャの記録のように、非公式でもよい。管理者がすべての報告スタッフにこの文書を保持することは重要です。パフォーマンスのために従業員を選出する必要はありません。

ドキュメンテーションの使用

重大インシデントの文書化は、管理者がある期間にわたる従業員の業績を記録できるよう、肯定的であれ否定的であれ、文書化することも推奨されています。

ドキュメントは、組織内の他の方法で使用されます。これらには、手続き、作業指示書、およびコンピュータソフトウェアの指示が含まれる場合がありますが、人事機能の目的では、これらは文書の一般的な使用方法です。そして、これらは適切に文書化する方法に関する指示です。

業績文書のサンプル

従業員の業績に関する文書は、従業員を訓練、解雇、または公平に昇進させ、報酬を与え、認識することを可能にします。ドキュメンテーションがなければ、これらの行動のいずれかのケースを作ることは困難であり、雇用主にとって潜在的に危険です。

雇用者は、従業員の差別的扱いに対する潜在的な告発を避けなければならない。

合法性を除けば、良い雇用主は、公平で一貫性があり、従業員の目標とキャリアプランを支持する職場環境を作りたいと考えています。

この環境は、従業員の業績に関する職場の専門家の文書（賞賛的な行動と訂正や改善が必要な行動の両方）によって支えられています。以前は、どのように文書化するかが詳細に議論されました。これらのサンプルは、適切なドキュメントの例を示しています。

ドキュメンテーションサンプル

間違っている：

マークは通常、作業に遅れています。マークはあまりにも多くの仕事を逃します。

権利：

4月1日：病気で召し出され、8時間の仕事を逃しました。

4月4日：マークは10時に仕事場に到着しました。 m。彼の予定された開始時刻から2時間遅れていた。

4月6日：マークは医師の予定を予定し、その後、新しい炉を設置するために家に滞在しました。

4月12日：マークが病気で召集され、8時間の仕事がなくなった。

メアリーは信頼できません。彼女は決して彼女がすることを約束しません。

権利：

5月2日：Maryは、本日の週刊誌で、製品提案の最初の草案をレビューできると約束した。メアリーは期待どおりにドラフト文書を作成しませんでした。彼女はあまりにも忙しかったし、必要な助けを借りていた人々は彼女と戻って来なかったと言いました。

マネージャーが答えました：何が必要でしたか？情報？誰があなたに戻って来なかったのですか、そしてあなたは彼らから何が必要でしたか？

カールとマイケルは、彼らの進歩についてメアリを更新する必要がありました。

何があなたを忙しくして、あなたの約束を守る時間がなかったのですか？限られた時間でコミットメントをあまりにも多くして、それを達成する。

私はあなたを助けるために何ができますか？

草案文書をいつ見直すことができるでしょうか？

これらのサンプルは、効果的な文書がどのように見えるのか、誤って書かれた文書の概要を示しています。このアドバイスに従って、職場のポリシー、パフォーマンス、およびイベントを効果的かつ合法的に文書化してください。

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