重要な領収書を保持して事業費を控除

最初に事業を立ち上げるときは、事業費を所得税などで控除するために領収書を保管しておきたい場合があります。あなたのビジネスレシートを机の引き出しに詰め込むのではなく、簿記をする時間が来たときには、より良いシステムが必要です。もちろん、解体された大量の領収書を発見することは、混乱を招く可能性があります。

ビジネスレシートを整理することで、事業主は財務諸表の準備と一緒にビジネスの進捗状況を監視することができます。

これはまた、収入源を特定し、経費を追跡し、納税申告の項目を準備するのに役立ちます。

優れたシステム

長年にわたり、領収書のための優れた提出システムを開発することが重要です。たとえば、データ入力を容易にし、日付またはカテゴリ別に特定の領収書を検索する必要がある場合は、特定の領収書を取り出すことができるファイリングシステムを含めることができます。

ビジネス領収書を整理する方法の1つの例は、「2017年11月の受領」のように、月と年のラベルが付けられた一連のファイルフォルダを保管することです。最新の2つのファイルフォルダは机の上に置くことができ、さまざまなラウンドで領収書を収集すると、正しい月次フォルダに簡単にポップすることができます。

次に、毎月のデータ入力を行うときに、適切な毎月のファイルフォルダを取り、所得税分類に基づいて企業領収書を積み重ねて並べ替えることができます。たとえば、すべてのソフトウェア領収書をまとめて、すべての食品と娯楽経費領収書と、すべての自動車関連経費領収書をまとめてクリップすることができます。

データの入力が完了したら、月のレシートフォルダをファイリングキャビネットの1つの引き出しに適切な場所に置くことができます。

あなたが経費領収書をたくさん持っているビジネスマンであれば、上記の同じシステムをより頻繁に入力することで容易に対応できます。

コピーまたはデジタルイメージの作成

近代世界のほとんどのような「ペーパーレスオフィス」に移行しようとしている場合は、経費精算書をスキャンして、他のデジタル会計情報とともに保存することができます。

実際には、新しいクラウドベースの会計ソフトウエアアプリケーションの中にはモバイルアプリがあり、携帯電話で経費領収書をスナップして即座に記録することができます。

カナダで事業を行っている場合、経費領収書のコピーまたはデジタル画像は、カナダの歳入庁（CRA）が一般に認められています（999）。そうでない場合、CRAは、審査中または文書の日常的な要求中に元の書類を見ることを要求することがある。したがって、原本は、指定された時間、常に推奨される6年間維持されるべきである。 税金負担の軽減を容易にする 経費領収書を提出する前に経費を整理したことによる報酬は、あなたのビジネスの所得税申告を行うことにあります。まず、ビジネス関連の所得税控除の証拠となるすべての領収書を取得します。もう1つは、すでにビジネス経費カテゴリ別に領収書をソートしておけば、各カテゴリの関連する領収書がすべて集計され、所得税申告書をすばやく簡単に記入できるということです。

注：カナダでは、単独の所有権またはパートナーシップを運営する場合、ビジネス経費はT1個人所得税申告の一部であるT2125フォームに入力されます。

あなたがカナダの法人として事業を営んでいる場合は、あなたのT2法人税申告書にあなたの事業費を請求します。

あなたの所得税が提出されたとき

現在、多くの所得税申告書がオンラインで提出されているため、所得税を提出する際に経費領収書を送ることはもはや一般的ではありません。代わりに、「Tax Receipts 2017」のように、税別年度の関連するすべての領収書を年単位の単一のフォルダに入れ、デジタルか物理的かにかかわらず、ファイルキャビネットにフォルダを追加します。

カナダ歳入庁、IRSと何らかの紛争があった場合、または単に監査を受ける場合、領収書は重大な証拠となります。