あなたの中小企業はペーパーレスになるべきですか？

ますます多くの中小企業がペーパーレス化しています。新しく変化するテクノロジにより、オーバーフローするファイルキャビネットを組織化されたデジタル形式に移行するために必要なツールが提供されています。しかし、それはペーパーレス化が容易であることを意味するものではなく、すべての中小企業にとって正しい決断であることを意味しません。

ここでは、ペーパレスオフィスの長所と短所を見て、ペーパーレス化が中小企業のための賢明な決定であるかどうかを判断する手助けをします。

ペーパーレスオフィスの利点

1。環境に配慮した - デイリーグリーン によると、紙が埋立廃棄物の25％を占め、米国が事務用紙の使用をわずか10％削減すると、百万トンの温室効果ガス。それは紙のためのものであり、インクカートリッジの生産と廃棄、プリンタで使用されるエネルギーを考慮していません。ペーパーレス化は環境に配慮した決断です。

2。費用対効果の高い - 環境のためにペーパーレスオフィスの利点があるのと同様に、中小企業の予算にも利点があります。ペーパーヘビーオフィスをサポートする紙、インク、郵便料金などの消耗品に毎月どれくらい費やしているかを考えてください。次に、すべての物理的な消耗品と実際の書類を保管するのに必要なスペースを考慮してください。それはかなり高価なことがあります。時間が経つにつれて、ペーパーレスになると、あなたの中小企業にとって大きな節約につながる可能性があります。

3。 Easy Access - ペーパーレスなので、重要な文書はすべてデジタル化されています。クラウドにバックアップしたり、リモートデスクトップアプリケーションからアクセスしたりすることで、モバイルオフィスやその場所のどこからでも作業でき、生産性を維持することができます。 4。ファイル構成

- あなたが探しているものを見つけるために混乱したファイリングキャビネットや紙の束をシャッフルする時間を無駄にしたことがあるなら、あなたは厄介な紙文書をどのように管理できるかを知っています。 ペーパーレスオフィスを作成すると、時間の経過とともに整理、検索、微調整が容易なデジタルファイルシステムを作成できます。これは、一度、検索を行うのと同じくらい簡単に文書を見つける苦痛なプロセスでした。

ペーパーレスオフィスの短所

1。システム障害 - デジタルはすばやくアクセスできる可能性がありますが、迅速な消失も意味します。システムがクラッシュした場合、コンピュータ上にローカルに保存されているすべてのビジネス文書に何が起こるかを検討します。あなたはすべてを失うことができます。すべての中小企業、特にペーパーレスの企業では、オフサイトでのデータのバックアップと保護のためのシステムを持つことが重要です。 2。セキュリティ

- デジタルファイルは、ファイルキャビネットやオフィスドアのロックによって保護することができないため、文書や機密情報のセキュリティは、ペーパーレスオフィスの重大な懸案事項です。ソリューションには、暗号化、ローカルサーバー、アクセス制限などがあり、それぞれ独自のコストとメリットがあります。さらに、いくつかのビジネスの性質と日常的に扱われるマテリアルの敏感さを考慮することが重要です（会計士のことを考えれば、単にペーパーレスにはならない）。 3。プロセスの改訂 - ペーパーレスオフィスに移行する際には、現在の業務プロセスをすべて見直し、適切な選択肢を見つけることが必要です。

たとえば、電子署名サービス、オンライン請求書発行サービス、および物理文書の必要性を置き換えるその他のアプリケーションの使用を開始する必要があります。すべてのスタッフは、新しいシステムを導入した後で、その新しいシステムの訓練を受ける必要があります。 4。 Time Intensive - ペーパーレス化は一夜のプロセスではありません。考慮すべき多くの要素があります。紙の世界を後にしておくことの意味をすべて考慮するには時間がかかり、ペーパーレス化をサポートする作業のすべての変更を実装するのにも同じくらい時間がかかります。

ペーパーレスにするという決断は、ビジネスによって異なるものであり、すべての企業にとって正しいことは確かに普遍的な決定ではありません。ペーパーレスにするという決定を下す上で最も重要なのは、あなたの研究をしているので、利益が課題よりも重要かどうかを判断できます。 次に、ペーパーレスであるという利点をもたらすだけでなく、同時に生産性を向上させるための体系的なプロセスを作成します。