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着信電話は時間を大幅に消費し、他の仕事から引き離すことによって生産性を大幅に低下させる可能性があります。しかし、あなたの時間管理を改善する発信電話を処理する方法があるのと同様に、電話で話す時間を減らすために着信電話を処理する方法があります。君は。これらの電話応答のヒントが役立ちます。
着信時の電話のヒント
1）適切なビジネス用電話の挨拶で電話に応答します。
たとえば、電話に応答するときに、「Cypress Technologies、Susan speak。どうすればいいですか？これは、発呼者にビジネスに到達したことを知らせるだけでなく、質問に答えるために彼に負担をかけることで、「これはサイプレスの技術ですか？」などの探索的質問に時間を節約し、チャットチャットをアイドル状態にします。
2）あなたが話すときに考え、優先順位をつけます。
コールは現在または後で処理されますか？企業が受ける電話の多くは、「あなたはどれくらい遅れて開いていますか？」などの簡単な質問に簡単に回答できます。しかし、他のものは、より複雑で時間のかかる回答が必要です。そのような場合は、発信者にその旨を伝え、いつ話し合うのが好きかを聞いてください。
3）言い換えや要約などの技術を使用して、通話を継続する。
<！ ----->電話でチャットやストリーミングをしたいと思っている人に話している場合は、「あなたが聞いていることは…」または「そうですキーポイントは… "または"あなたが言っていたことの公正な要約を挿入していますか？ "チャットを拒否する人とは喋るのが難しいです。
4）あなたと呼び出し元が取ることに同意した行動の要約とともに、各インバウンド電話を閉じるという習慣を取りましょう。
ほとんどの場合、これはほんの数秒しかかかりませんが、エラーや二重チェックの必要性を避けるため、時間を節約できます。例えば、あなたがクライアントとの会議を開いたときの会話の後に、「良い。
私はあなたのオフィスであなたとお会いします）明日の午前10時には、サンプルを一緒に行きます。 "
5）メッセージパッドとすべての電話機で器具を書くので、通話中に詳細を書き留めることができます。
これは当時の時間管理だけでなく、通話に集中するのを助けますが、後で特定の会話の詳細を見つけたりレビューしたりする必要がある場合は、時間管理に役立ちます。
6）顧客と顧客にメールオプションを与えます。
あなたのメールアドレスがわかっていれば、多くの人が電話ではなくあなたに連絡するためにメールを使用します。あなたの会社の電子メールアドレスがあなたの名刺とあなたのウェブサイト（もしあれば）上で顕著であることを確認してください。電子メールアドレスをお持ちの場合は、現在のクライアントおよび顧客に電子メールを送信し、電子メールオプションについて言及し、コミュニケーションを改善する手段として提示します。
7）技術を使って、電話に出ている時間を管理します。
少なくとも、留守番電話とボイスメールが必要です。これらを適切なビジネススクリプトで設定し、オフィスにいないときに電話に応答したり、途切れない何かに取り掛かる必要があります。次に、これらの電話メッセージに毎日応答する時間をスケジュールします。
時間管理の面では、電話をまとめてグループ化することで貴重な時間を得ることができます。
8）自宅でビジネスを行っている場合は、別のビジネス電話や回線を入手してください。
2つ目の「ビジネスオンリー」の電話と、専用の留守番電話および/またはボイスメールが必要です。これはよりプロフェッショナルなだけでなく、メッセージを巡回してビジネス関連のものを決定するのにかかる時間を節約します。
9）人に電話に応答させるのが常にベストです。
マシンを拾うか悪化すると、自動音声対話（IVR）システムが本当に停止し、メッセージを残したり電話をかけたりしなくてもビジネスに負担がかかります。着信電話に応答することがあなたの一日の間に非常に多くの時間を費やしている場合は、受付係またはプロの応答サービスを利用して電話に応答することを検討してください。
他の人にそれをさせる費用は、あなたの生産性の向上とより良い販売によって相殺されるかもしれません。
10）携帯電話でよくある質問と回答を書いたスクリプトを保管してください。
電話に応答するときに、回答を検索したり、特定の要求に答える必要がない場合は、時間を節約できます。
電話のヒントの要約
電話はビジネスツールであることを覚えておいてください。これらの時間管理のヒントに従ってインバウンド通話を処理することで、時間管理の効率化、生産性の向上、電話機の適切な場所への復帰を支援し、ビジネスを実行するのではなくビジネスを実行するのに役立ちます。