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従業員がビジネス走行のためにマイレージを払い戻す最良の方法は何ですか？私はこの質問をMotusのCEO、Craig Powellと話しました.Matusはモバイル従業員の公平で正確な払い戻しを保証する車両管理および償還プラットフォームを提供しています。
私のビジネスのための運転システムを設定するためのオプションは何ですか？
会社の従業員はますますモバイルになり、従業員数は日々増えています。
あなたのビジネスには、自社車の車両プログラム、または自社の車を運転する従業員の償還プログラムの2つの選択肢があります。
艦隊プログラム（会社所有車）は、サービストラック、バン、配送車両、または他の機器要件を持つ特定の機能のために輸送手段を提供する必要がある雇用主にとって魅力的な選択肢です。艦隊プログラムは、あなたのビジネスコントロールと、保険や車両保守のようなものの監視と、会社が重要と考える車両の機能を選択する能力を与えます。これには、コーポレートブランド、安全要素、テレマティクスなどの機能が含まれており、車両がどこに位置し、運転されているかについての24/7の洞察を得ることができます。
企業によって使用されます。販売およびサービス事業。 払い戻しは、労働者の柔軟性と選択肢を提供し、内部管理が少なくて済み、先行費用や資本の消耗を必要としません。 使用するシステムを決定する際に重要なことは何ですか？
モデル - フリートまたは払い戻しに関係なく、車両に関連する業務用の従業員に適切に従業員を払い戻すか、高価なIRS監査や悪質な集団訴訟訴訟。
フリートプログラムの場合、
プログラムの主な目的は、従業員の特典（利益）として、またはビジネスの交通ニーズを満たすことです。主な目的がビジネスツールを提供することであれば、従業員の個人的な車両使用に関連する費用を回収することで、車両費用を削減することができます。償還プログラムの場合、
フラット・カー・手当、マイル・セント・プログラム、または標準IRSマイル・レートのいずれかを選択して、労働者に払い戻すことができます。しかし、これらの3つの選択肢のすべてが、ガス価格の変動や運転されるマイル数のような、個々の運転手の費用を正確には考慮していないため、毎年従業員1人当たり数千ドルを失う可能性があります。 FAVRとは何ですか？また、マイレージの払い戻しのための最良の代替手段は何ですか？
FAVRは、営業運転に関連する固定費および変動費に対して、従業員に対して免税税を払い戻すIRSの収益手続きです。固定コストには保険、ライセンス、登録料が含まれ、変動費には燃料やメンテナンスが含まれます。 FAVRは、各モバイル従業員に地域の経費とビジネスマイレージ（月ごとに異なる）に基づいてカスタマイズされた払い戻しを提供するため、最も正確な償還ソリューションです。
しかし、すべての固定費と変動費を正確に記録することは、管理が複雑になる可能性があります。そのため、ほとんどの雇用主はそれを使用しません。
多くの雇用者は、「1つのサイズに合った」アプローチ（たとえば、従業員一人あたり月額500ドル）のように、より単純なフラットカーの手当を選択します。しかし、この方法では、2回の出張が同じでないという事実は考慮されていないので、2人の従業員は同じ額を払い戻すべきではありません。 1セント・セント・マイルのプログラム払い戻しはより公平ですが、依然として正確ではありません。
なぜIRSの標準マイル数は最良の選択肢ではありませんか？
ほとんどの企業は、IRSのビジネス・マイレージ・レートを使用して、個々の従業員の払い戻し額を計算します。しかし、IRS料金は、前回の999年の間に車両を運行する全国平均費用に基づいているため、必要な償還率ではありません。
IRSレートは、実際の払い戻しレートではなく、前年度のデータを使用したポイントインタイム平均コストです。従業員は、払い戻されている以上に旅行に費やしている可能性があります。また、ガス価格が下がった場合、過剰償還される可能性があります。昨年の数値に基づいていたため、支払額が調整されません。
払い戻しに対する自動車の払い戻しについては、ほとんどの企業が間違っていますか？
フラットカーの手当は、別の場所に居住する従業員に払い戻す場合、公正ではありません。たとえば、ある従業員は、ガス価格が他の従業員が住んでいる次の町の価格より12セント安い地域に住んでいるかもしれません。また、自動車保険料や税金などの固定費は、場所によって大きく異なります。 その他の運転費も異なります。例えば、自動車保険の保険料は、ノースカロライナ州シャーロットの825ドルから、デトロイト、ミシガン州の150ドル3ドルまで、州によって大きく異なります。同じ21,000ドルセダンの税金はネバダ州で249ドルで、しかもロードアイランドでは1ドル689ドルも要します。毎年の修理費用は、ニュージャージー州で平均393ドル、バーモント州では270ドルと、各州で同じではありません。異なる場所にいる従業員に同じ定額制を支払うと、これらの差異は完全に無視されます。 自動車手当は報酬のように扱われるため、FICA税（社会保障税とメディケア税）を納める事業主と、FICAと所得税の両方を支払う従業員に課税されます。これは、従業員が自動車手当の額、所得税およびFICAの拠出額を控除している間に、会社が自動車手当の額と関連するFICAの税額拠出額を支払うことを意味します。FAVRのような非課税の払い戻しモデルでは、従業員は雇用者が払い戻す額とまったく同じ額を「家に持ち帰る」。
フリート車を個人的に使用するために課金する際に企業が間違いを犯すのは何ですか？
一部の雇用主は、従業員が会社所有の艦隊車両を個人的な運転のために特権として使用することを認めています。しかし、あなたは、この個人的な使用が従業員に課税されることを認識していない企業がいくつあるかに驚くでしょう。企業はまた、この課税対象の利益のために各ドライバーに課金されるべき金額を計算する良い方法がありません。
多くの場合、組織は、ドライブする個人マイルの数にかかわらず、すべてのドライバーの個人利用をカバーするために、一定額を請求します。これは、個人用にかなり多くの車両を使用する従業員にとって、大きな金銭的利点となります。しかし、業務用の車両を厳格に運転し、労働条件以外では自家用車を保有する従業員は、不公平に過充電になる可能性があります。
企業が従業員に正確に払い戻しをしないとどうなりますか？
事業に関連する運転費のために労働者に不正確な償還をすると、毎年何千ドルもの費用がかかる（毎年、Motusが計算した従業員1人当たり約3,000ドル）。しかし、これは集団訴訟の費用と比較して何もない
。近年、労働者は、不公平な償還慣行を補うために、雇用主に7百万ドルもの訴訟を成功させることに成功しています。カリフォルニア州では、カリフォルニア州労働法第2802条が特に厳格であるため、これらの訴訟は例外的なものではなく、急速にルールになっています。
カリフォルニアの法律により、
「雇用者は、職務の遂行の直接の結果として従業員が被ったすべての必要な支出または損失に対して、従業員を補償する。 "これは、一般的に、雇用者は職場で使用される機器や道具のコストに限定されていると解釈されていましたが、現在、マイレージの払い戻しのケースでますます使用されています（Radio Shack and Toys" R "Usの例）。
艦隊プログラムには、これらの車両を個人的に使用するために従業員に正確な料金を請求する場合にも、独自の課題があります。会社の車両を個人的に使用することは適切に文書化されなければならず、従業員は個人的な使用のために返還されなければならない。報道されていない個人的なマイレージは、企業が高価なIRS監査の危険に晒され、チャージバックを逃してしまいます。
私のビジネスに役立つリソースは何ですか？ あなたのビジネスは、新しいデジタル職場でビジネスマイレージの費用を追跡するのと同じテクノロジーを使用することができます。従業員のマイレージ追跡を自動化し、各従業員の正確なビジネス、通勤、個人用の正確なアカウントを作成するために、 GPS対応スマートデバイス
従業員のビジネス旅行情報を収集して保存する モバイルアプリ マイル。
適切なモバイルアプリケーションとソフトウェアプラットフォームを使用することで、ドライバーの手動タスクを排除して、生産性を向上させ、コストを削減し、IRSへの準拠を保証しながら、運転行動とモバイル労働力の効率を把握できます。