建設管理に必要な理由文書管理ソフトウェア

あなたの机を想像してください。 T あなたの右には小さな山が見えます。契約書、請求書、プロジェクト更新、アプリケーション、LEEDフォーム、RFDがあります。彼らはすべてあなたの大規模なファイリングキャビネット内の特定の場所を持っていますが、署名されなければならないものもあれば、スキャンされるものもあれば、クライアントに送信されるものもあります。

要するに、あなたの事務所は混乱している。

このシナリオはあまりにもよく知られていますか？ドキュメントのオーバーロードは、建設管理者にとって共通の問題です。

<！幸いにも、建設管理ソフトウェアは、この共通の問題に対する優れた解決策を提供します。

建設管理ソフトウェアには、文書管理オプションの大きな部分があります。これらのソフトウェアソリューションは、ユーザーが書類や書類をすばやく見つけて、書類を記入するのにかかる時間を短縮し、顧客との作業時間を短縮し、建設作業に集中するのに役立ちます。

組織化する

おそらく、文書管理ソフトウェアの最も重要な教義は、ファイルを整理する能力でしょう。ファイルキャビネットや紙の束を机の上に置く必要はなく、探しているドキュメントをソフトウェアの検索エンジンに差し込むだけですぐにファイルを見つけることができます。

ソフトウェアでは、既存のファイルをアップロードすることもできます。そのため、過去の物理ファイルとソフトウェアソリューションのファイルとの間に奇妙な違いがありません。多くのアプリケーションでは、クラウド上のこれらのドキュメントにアクセスして、外出先で文書を見つけることができます。

優れた組織システムの例として、AconexとViewpointが挙げられます。 Aconexは、ユーザーが探している文書をすばやく見つけることができるように、Googleの検索アルゴリズムを採用しました。 Viewpointは同様のアルゴリズムを使用しており、Vistaに添付されているOutlook電子メールを検索して索引付けすることもできます。

より良いコラボレーション

クラウドベースの建設文書管理サービスを選択すると、文書ワークをより効率的に

と

速く仕上げることができます。 鍵？ このソフトウェアを使用すると、チームとの連携がより簡単になります。

多くの建築文書管理ソフトウェア会社が、革新的かつ直感的なコラボレーションオプションを提供しています。たとえば、Procoreの建設プロジェクト文書管理ツールでは、管理者は各ユーザーごとに異なる権限を設定することができます。 Procoreは過去のバージョンのファイルを保存しますが、誤って間違ったバージョンを編集することはないように、共有されたコンテンツは常に同じドラフトに保存されます。また、PCに加えてiPad、iPhone、Androidでも動作するため、チームはいつでも外出先でこの情報にアクセスできます。

お金を節約する

建設文書管理によってオフィスマネーを節約できる多くの明白な方法があります。トナー、紙、コピー、ファイリング・ユニットなどに投資する必要はありません。しかし、建設文書管理ソフトウェアは、あなたの会社を年に数千人の労働者に救うことができます。ホテル・エグゼクティブは、文書管理ソフトウェアを使用すると、企業はファイリング・タスクから年間$ 5,000を節約することができ、それらの節約はホテルでは止まらず、大幅な文書管理が必要なビジネスにまで及ぶと報告しています。

文書管理ソフトウェアは、紛失した文書を見つけるコストをあなたの会社から取り除くこともできます。 1つの文書イメージング会社は、失われたまたは失われた文書を再現するために、120〜250ドルの費用がかかると推定しています。