効果的なミーティングを計画するための12の簡単なステップ

あなたが私が知っているほとんどの人のような人ならば、バックツーバックミーティングで一日を過ごすという考えは恐怖の感情をもたらします。ミーティングは退屈であり、しばしば不必要であり、他の仕事から時間を取ることは間違いない。しかし、会議が正しく計画されていれば、会議は非常に効率的で生産的になることがあります。

効果的なミーティングを計画するための12の簡単なステップ

本当にミーティングが必要ですか？

まず、会議の計画が本当に必要かどうかを決めます。

多くの場合、正式な会議は、情報を共有したりトピックを話し合う最善の方法と考えています。しかし、あなたのニュースが電子メールや電話会議で配信される場合や、あなたのオフィスの何人かの人を15分間集めた場合は、正式な会議をスキップしてください。

本当に必要な人だけを招待

会議に招待されたことはありますか？参加する必要のない会議に招待して、人の時間を浪費しないでください。それは効果的な会議ではありません。会計の誰かが予算の質問に答えるために会議に出席する必要がありますか？次に、その仕事に適した会計から1人の個人を招待します。

会議で議論されたことを同僚や上司に知らせる必要がある場合は、実際の会議に招待する必要はありません。会議の要約を作成して後で送信してください。彼らは時間を節約することに感謝し、あなたは書面で情報を書いているので、彼らは十分に議論されているという保証を持っています。

会議リマインダーを送信する

人生は忙しく、スケジュールは予定どおりにすぐに予約されます。あなたの会議の2日前にフォローアップ会議リマインダを送信してください。これにより、出席していると回答した人々が確認され、予定が変更され、主要参加者が予定された出席時間を取れない場合は、事前にお知らせできます。

アジェンダを持つ

効果的なミーティングを計画するには、まず議論することを計画しなければなりません。会議の目的は何ですか？あなたは何を達成しようとしていますか？

事前に会議の議題を作成し、出席者に配布します。開始時間を示し、対処すべきトピックの短いリストを含める。あなた自身の会議を、長すぎる、過度に詳細な議題で掘り下げてはいけません。特定の地域の報告を担当する個人を指名する。

期待を明確にする

会議の通知を最初に送信するときは、目的と期待について明確にしてください。会議はプレゼンテーションの周りを回り、参加者はメモを取る準備ができていますか？または、これは出席者がアイデアや提案を提示すると予想されるブレインストーミングセッションですか？

企業文化の中には、従業員だけが声を聞き、彼らの仕事場に戻ることがあります。他の企業では従業員が自由に参加します。今日のコラボレーティブな職場では、アイデアのやり取りや共有は会議で歓迎されるだけでなく、それはしばしば会議そのものの目的です。

時間の始まり

あなたが典型的に時間通りに会議に出席している人は、人が部屋に入ると実際の会議が15分間進行しないときにどれほどの不満があるのか​​理解しています。

必然的に起こっていることは、今後ともこれらの会議が決して始まっていないことを誰もが知っているので、 皆 が遅れて現れ始めるからです。

あなたの会議を担当します。所定の開始時刻に即座に開始する。ドアを閉めて始める。これらの荒れ狂った人たちは、彼らが遅れて到着しているというメッセージをすぐに得るでしょう。

短くてシンプルに保つ

ほとんどの会議は、多くの場合、30分または45分で十分です。あまりにも多くの時間が割り当てられると、通常の結果は時間が無駄であるということです。会議が終わった後には、人々は残っているか、または特定の議題項目に長すぎる時間を費やしています。ミーティングを短くしてポイントにする。

トピックに留まる

議題だけでは効率的に会議を運営することはできません。議題に固執し、議論が接線を逸らさないようにしてください。

話題以外の質問があれば、それが別の会議の話題であることを明記し、それは私的に扱われます。誰も会合の目的が他の会話に後退した暴走会議を好きではありません。

会議室の外で小さな会議を開催する

同じおなじみのテーブルの周りに集まる同じ親しみやすい会議室に座っているだけです。従業員が交流し、創造的に考えることができ、活発な議論ができるようにするには、会議室を標準の会議室の外に置くことを検討してください。

会場と天候が許せば、外のテーブルで会議を検討する。大きな会議テーブルやスイベルチェアの代わりに、ソファーと小さなテーブルを備えた共通のエリアに集まってみてください。

別のアプローチをとることを躊躇しない

会議へのアプローチが機能していない場合、コースを切り替えることを恐れないでください。たとえば、ブレーンストーミングセッションで少しでも会話が少ない静かな部屋が得られる場合は、方向を変更します。フレキシブルで、会議全体の進行状況に注意を払う。

技術の使用

技術を使用して出席者の関わりを維持する計画。今日のデジタル世界では、ほとんどの人が、聞いた言葉をサポートするためにグラフィックスやビデオを見ることに慣れています。あなたの会議を計画するときにその考え方に訴え、視聴覚を組み込む。

大型スクリーンに投影されたコンピュータとインタラクションを促すスマートボードプレゼンテーションは、標準的な長いPowerPointプレゼンテーションからの歓迎すべき変更です。

会議の概要を送信する

会議の翌日に、議論された内容の概要を送信します。出席者全員、会議に出席できなかった人、および通知が必要な人に電子メールで配信します。また、各項目の責任者と期日を指定するアクション項目も含めます。