従業員経費管理を改善する5つの方法

あなたは最近、予算の大きな穴を明らかにしただけで、従業員の経費が不足していることがますます増えていますか？法人経費勘定は企業の大きな特徴ですが、適切に管理されていないと損害を被る可能性もあります。経理部門を浪費しているか、経費報告書を追いかける管理時間を浪費しているか、または正当化できない費用が数千ドルも失われても、早急に大きなキャッシュフローの問題が発生する可能性があります。

より良い行動を促すことから制限を改善することに至るまで、ここでは、全体的な経費管理を改善するためのいくつかの方法があります。

1. 費用勘定を制限する。

   経費勘定が支払っている経費を正確に把握できない場合は、有効口座の数を制限することは、コストが支配外にならないようにするための1つの方法です。特定の支出上限を持つ従業員カードの作成をサポートするクレジットカードプロバイダを使用するか、または1日当たりの支払いで現金アカウントを提供します。従業員が設定された金額を超える経費を必要とする場合は、経費支出の領収書と正当な理由が必要です。あなたの会社が成長するにつれて、プロセスを構造的かつ理解可能に保つために、従業員の地位または在任期間による配分を決定することによって、これをさらに進めていくことができます。

2. 費用追跡を促進するインセンティブを提供する。

   経費の追跡は、従業員が服用したくない別の責任です。彼らが出張中に既に出かけている間にもっと多くの書類を追加することは、イライラする可能性があるので、そうするインセンティブを与えてください。おそらく部門や全社規模のコンテストの形で、時間外領収書提出のための追加の特典または一日当たりの支払いを提供する。考慮すべきいくつかの特典には、小さな贈り物、従業員の認知、またはランチを含めることができます。従業員を募集して、受け取るべき特典を見つけて、従業員が何を目指すべきかを知るための賞を発行するための基準と基準を作成します。

3. 許容される費用および許容できない費用を明確にする。

   許容できる従業員の費用と、従業員が2つの異なることがあると考えるものは何と思いますか？不必要な経費で従業員に議論するのではなく、昼食、夕食、ビジネス用品などの一般的な費用に対する許容可能な費用を正確に定義した運用マニュアルを作成します。これには、航空券、食事、ホテルなどの費用の上限と、従業員が経費勘定に追加する可能性のあるアドオンやアドオンの上限を含める必要があります。合理的かつ正当な理由が、最も直接的かつ明確な用語で説明されるべきである。

4. コーポレートカードの明細と会計ソフトウェアを同期させます。

   多くの会計プログラムでは、クレジットカードのバックエンドからカード取引を直接引き出しているため、領収書を取引に合わせるのにかなりの時間を費やしていません。領収書をリアルタイムでスキャンして照合できるように、従業員に経費追跡とレポート作成ソフトウェアを使用するように要求することもできます。すべてを調整し、許容可能な経費ルールの違反を特定するのに役立ちます。

5. 費用制限を自動化する。

   費用管理システムを使用して、費用経費、カテゴリ、および容認できない経費でパラメータを定義することができます。これらのコストを自動的に処理する場合、システムでの作業に費やす時間が短縮されます。重大な問題がある場合は、日常的に入力する必要はありません。従業員にこのソフトウェアの仕組みを見て、あなたがどのように支出を監視するのか理解できるようにします。これは、費用ルールに違反する従業員の数を劇的に減らすのに役立ちます。

最後に、一部の従業員が「獲得」しないかもしれないことを忘れないでください。企業ルールに絶えず違反している従業員の経費勘定特権を取り消し、代わりに経費を最初に支払うことを検討することができます。

許容される費用を払い戻すだけで、違反の可能性は事実上なくすべきです。もちろん、多額の経費を必要とする従業員は、これを行うための個人的なリソースを持っていない可能性があります。従業員に過度の負担をかけてはいけません。調和の取れた会議場を見つけることで、あなたの会社、従業員、経費管理者は、より生産的な手段を見つけ出すべきです。