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これらの内部統制は、お金の誤った取り扱いを防止し、資産を損失から守るために必要です。強力な内部統制は業務の効率化を促進するだけでなく、信頼できる会計記録を確実にします。あなたの店の収縮または損失の最も一般的な原因の1つは現金の誤った取り扱いです。
調査の際に、盗難の最も一般的な原因は、適切な手続きや管理の欠如です。
お金を数え、領収書を調整し、キャッシュドロワーをバランスさせるプロセスは、その日の取引の説明責任を作ります。この現金管理システムは、店舗ポリシーが確立されるのと同時に作成することができます。今日のPOS（POSシステム）の多くは、従業員を案内するために現金引き出しを閉鎖する（バランシングとも呼ばれる）ためのステップバイステップの指示を持っています。
なぜバランス？
店舗管理者またはレジ係は、シフト中のいつでも販売レポートを引き出すことができます。小売業者は、最初の現金を引き出しに1日の売上高に加えることによって、いつでも現金登録簿またはPOSシステムにどれくらいの金額を入れるべきかを正確に知ることができます。これは非常に便利です：
- 売り場に多額の現金を置かないようにする。
- 店が奪われた場合。
- 顧客があまりにもわずかな変更について不平を言うとき。
- 特定のキャッシャーの頻繁な過不足を発見するため。
- 現金引き出しの誘惑を取り除く。
キャッシュドロワーのバランスをとる方法
キャッシュレジスターのバランス調整は、通常、一日の終わりに、またはレジ係のシフトの終わりに行われます。現金引き出しおよびその内容は、報告書を準備するために、オフィスまたは他の離れた場所に持ち帰られるべきである。
クローズ後に引き出しをバランスさせる場合は、売りフロアのランプが消灯していて、ドアがロックされていることを確認してください。多くの営業員にとって、彼らは急いでいて、店が実際に閉鎖される前に閉鎖を開始する傾向があります。これは安全な方法ではありません。ただし、店舗内に複数の従業員がいる場合は、営業時間内に1つのレジスターを閉じることができます。
過度および不足を調査する必要があります。軽度の誤差や少量の場合、人間の本質を考慮する必要があります。これにより、トランザクションを処理するときに、単純なミスカウントの変更が一般的であることを意味します。しかし、頻繁な矛盾は、従業員の盗難の兆候である可能性がありますまたは特定のキャッシャーのためにさらに訓練が必要であることを示すかもしれません。原則として、$ 2が夜間には消えないようにする必要があります。その日のトランザクションの量に依存しますが（言い換えれば、トランザクションが多くなるほどエラーをカウントする機会が増えます）、$ 2ルールは有用なルールです。
手持ちの現金は、キャッシュドロワに戻され、夕方に保管され、預金は銀行のために準備されます。すべてのクレジットカード伝票、端末報告書およびその他の領収書は、デイリーキャッシュドロワーレポートにステイプルして提出することができます。
職務の分離
説明責任を高めるために、2人でレジスターをバランスさせることを検討します。 1人は引き出しを数え、毎日のキャッシュレポートを作成し、もう1人は銀行のデポジットを作成します。両方のスタッフは、報告された数字を担当していることを示すレポートに署名する必要があります。システムが詐欺を防止することはできませんが、この監査証跡は従業員の結託を阻止するのに役立ちます。
次のシフトの始めに、各キャッシャーには自分のキャッシュドロワーを割り当てる必要があります。キャッシャーに、最初の残高を確認するために引き出しに現金を再カウントさせます。 1つのレジスターしか持たない小さな店舗の場合、現金は一晩中引き出しに収まる可能性が高いです。これがあなたの状況であれば、手順は同じです。
最後に、ヒューマンエラーがゲームの一部であるため、損害額の一部として現金に矛盾が含まれていることを確認してください。
P&Lに予算を加え、誤って失ったことを示す行を追加します。これは、損失を監査して管理する別の方法です。