QuickBooksは、貴社の書籍の財務健全性に関する堅牢なレポートと洞察を提供する強力な会計ソフトウェアです。もちろん、これは、アカウントが正しく追加されることを確実にするために、完全な正確さでデータを入力する必要があることをすべて重要な前提にしています。入力エラー、四捨五入ミス、不完全な元帳は、すべて口座を誤って追加し、QuickBooks文の精度を低下させる可能性があります。
<！あなたの本が調和していない場合、Intuitにはビジネスオーナーがアカウンティングエラーの原因を見つけて効果的に対処できるようにするための一連のツールが含まれていることを理解する必要があります。これらの問題を直ちに修復することで、書籍が正確かつ最新で、レポートが信頼できるものになるようにすることができます。
貸借対照表が正確であるように、報告資産の総額は総負債と総資本を加えたものに等しくなければなりません。これらの勘定科目が正確に同じ値を加算しない場合、会計上の目的で不均衡とみなされます。 QuickBooksは、正または負のバランスのあるアカウントの正味金額の概要を迅速に把握できる試用残高を使用して、アカウントのバランスが取れているかどうかを即座にフィードバックできます。トライアル残高の目的で、残高がゼロのアカウントは無視されます。 QuickBooksの試用版から出力すると、どのアカウントに未処理のエラーがあるのかを簡単に特定できます。
試用版残高の情報を使用して、クリーンアップする必要があると思われるアカウントのリストを特定します。 QuickBooksウィンドウの上部で、「ファイル」 - >「ユーティリティ」 - >「書き出し」 - >「IIFファイルのリスト」をクリックします。
これで、「エクスポート」というタイトルのウィンドウとチェックボックスのリストが表示されます。リストの一番上にある「勘定科目表」のチェックボックスを選択します。このアイテムを選択したら、ウィンドウの右側にある[OK]をクリックします。 QuickBooksは作成し、Microsoft Excelで開くことができるIIFファイルをエクスポートする必要があります。このファイルをXLSとして再度保存してバックアップすることをお勧めします。 IIFをXLSファイルに変換することで、書式設定や保護モードの潜在的な問題を防ぐこともできます。 3。問題のあるアカウントを特定する
前の手順で作成したファイルを使用して、最初の手順で特定した各アカウントの元帳を確認できます。まず、データセットの最初の2行を削除して、情報の管理とソートを容易にします。書籍の各取引の名前と金額をそれぞれ含む列BとFを見てください。このデータをより有効にするには、列Fの項目を低から高にソートします。ソートされたトランザクションのリストをスクロールするか、単にExcelの検索機能を使用して、最初のステップで不正確と判断した値を見つけようとします。いずれかの値が見つかった場合は、QuickBooksに戻って勘定コード表でQuickReportを実行して、作業を確認してください。 4。データの再構築ユーティリティを使用する
問題のあるトランザクションが特定されたので、破損した貸借対照表の修復に移り、将来の報告の正確性を確保することができます。多くの場合、バランスシートを修復する最も簡単な方法は、QuickBooksに付属の再構築データユーティリティを使用することです。この機能は、一般的な貸借対照表のデータと比較することにより、アカウント内の障害のあるトランザクションを自動的に検索して修復するように設計されています。 [ファイル] - > [ユーティリティ] - > [データの再構築]をクリックして、再構築データユーティリティを実行できます。特定の問題を特定した場合は、QuickBooks元帳にアクセスして、障害のあるトランザクションを手動で修復することもできます。ただし、現在の問題を抱かせる可能性のある新しい間違いが導入されないように、作業内容を確認してください。 5。将来の問題を予防する
データユーティリティの再構築と手動によるレビューは、通常、不均衡な書籍の原因を明らかにすることができますが、問題自体を見つけることはまれなケースでは、
大量の書籍を持っているビジネスオーナーは、誤っている可能性のあるエントリを見つけるために何千ものトランザクションを調べる必要があるかもしれません。それゆえ、書籍が将来的に不均衡になるのを防ぐための戦略が開発されていることが重要です。まず、元帳入力プロセスを確認して、貴社およびその関連会社が総勘定元帳に正しい方法で取引を追加していることを確認する必要があります。たとえば、会計士ではない人の多くは、借方とクレジットを混同することがよくあります。定期的にアカウントを調整する貴重な時間を無駄にしている場合は、訓練に投資したり、プロの簿記係と一緒に仕事をすることを検討してください。