中小企業向け給与計算のためのステップバイステップガイド

給与計算を正しく計算することは、特にあなたが中小企業のオーナーである場合には、挑戦になる可能性があります。あなたの専門知識は起業家精神にあります。従業員一人一人に適用されるさまざまな労働法と税法を常に把握しているわけではありません。従業員が1人でも2人でも、正確で信頼性の高い給与計算システムを設定することで、従業員やビジネスにとって深刻な問題を防ぐことができます。

雇用者識別番号（EIN）の申請

あなたのEINは、IRSの目的であなたのビジネスに特別に割り当てられた一意の番号です。この番号は、従業員に関する情報を連邦政府機関および州政府機関に報告するときのあなたのビジネスを識別します。この情報の例には、総収入とそれに代わって支払われる税金が含まれます。 Form SS-4またはTax IDと呼ばれるEINが聞こえるかもしれません。これはEINと同じです。

あなたのEINを直接IRSに申請してください。このトランザクションを完了するための最も便利な方法は、オンラインアプリケーションによるものです。ただし、応募はファックスやメールでも受け付けます。

追加のEIN要件の州および地方の規則の確認

多くの州および地方自治体があなたの連邦EINを識別することを認めていますが、税務上は別の番号が必要なものもあります。例としては、ニューヨーク、マサチューセッツ、サウスカロライナなどがあります。適切な州の中小企業のウェブサイトを訪問することによって、あなたの都市および/または州の規制を決定することができます。

<！独立請負人と従業員の違いを理解する

独立した請負業者または従業員を雇用するかどうかは、所得、メディケア、社会保障および失業税の支払い方法に大きく影響するため、この区別を理解することが重要です両者の間に

基本テストは、以下の3つの質問につながります。

雇用主は、いつ、どこで、どのように作業が完了するかを管理していますか？そうであれば、その従業員はおそらく従業員です。

雇用主は仕事の財務面を管理していますか？たとえば、費用は払い戻されますか？雇用者はコンピュータなどの仕事関連ツールを提供していますか？そうであれば、その従業員はおそらく従業員です。
関係が継続しているのか、継続雇用を期待していない特定のプロジェクトに従事しているのか？雇用主は、健康保険や有給休暇などの給付を労働者に提供していますか？関係が進行中である場合や給付が提供されている場合、従業員はおそらく従業員です。
必要な従業員フォームの取得

自分の書類が整理されたら、従業員を雇う準備が整いました。最初の数日以内に税金と給与情報を収集し、適時に最初の給与を受け取るようにしてください。より早い支払いのために従業員が直接預金を使用するよう奨励することをお勧めします。

各従業員は、連邦所得税源泉徴収票W-4を記入しなければなりません。これにより、正確な源泉徴収税を計算できます。従業員は、I-9書式を記入して、米国で法的に許可されていることを確認する必要があります。

給与期間を選択する

給料期間が少ないほど給与計算を簡単に完了できます。しかし、一部の州では、従業員が特定のスケジュールに従って、例えば毎週または隔週で支払われることが求められています。 1週間に1回未満の給与計算を実行する場合は、給与期間が州の規定に準拠しているかどうかを国務省に問い合わせてください。

給与計算関連プロセスの作成

正確な給与計算を発行する前に、従業員の時間を追跡する方法が必要です。この目的のために、基本的なサインインシートから、電話やコンピュータの従業員の活動を追跡するプラットフォームまで、さまざまなツールが用意されています。また、それを提供する予定の場合は、有給休暇のための方針を設定し、残業手当およびその他の給付を設定することも重要です。一方で、従業員に代わって給付、税金などの控除が適切な業者や代理店に支払われるようにするためのプロセスを整える必要があります。

給与計算プラットフォームの選択

自宅で給与計算を処理する予定の場合は、あなたまたはあなたの簿記者がこの作業のニュアンスに慣れていることを確認してください。ものを簡単にするために利用可能ないくつかの高品質給与計算プラットフォームがあります。しかし、ほとんどの中小企業では、これらの専門家が正確かつ時間通りに給与計算を行うための知識と経験を持っているため、アウトソーシングされたコントローラーサービスが好まれます。

給与計算の作成

給与計算システムに従業員の個人情報を入力すると、最初の給与計算を作成する準備が整いました。毎時（非課税の）労働者のために用意されている計時ツールを使用して、それぞれの労働時間を入力または報告します。サラリーマン（免除）労働者は時間を報告する必要はありません。彼らは毎週同じ金額を支払われます。

注：経理で雇用原価計算を行っている場合でも、給与従業員は自分の時間を追跡することができます。彼らは毎週の給料を考慮に入れませんが、費用を理解するために仕事に時間を正確に割り当てることができるようにしたいと考えています。これらのレポートを作成するために、総勘定元帳会計ソフトウェアと同期する時間追跡プログラムの使用を検討してください。多くの人があなたの給与計算と同期を取ってくれますので、給料労働者や時間従業員にも同様に使用できます。

必要な記録を保持する

特定の給与関連記録は、IRSの目的で保持する必要があります。一般的には、在籍期間にかかわらず、積極的に雇用されている個人のすべての記録を保持する必要があります。多くの記録は、雇用終了後一定期間保持する必要があります。例えば、雇用税記録は少なくとも4年間は保持されなければならない。具体的な指示はIRSから入手できます。

連邦および州の給与税の計算と支払い

最後に、雇用主として、給与納税の支払いと特定のレポートの作成を担当します。一般的に、報告書は四半期または年ごとに発行される予定です。すべての税金と報告書が適切に処理されるように、IRSと州の税務署を通じて入手可能なリソースを活用してください。