プロジェクトマネージャーとして、あなたの仕事の一部は、プロジェクトチームと主要顧客およびサプライヤーである利害関係者がプロジェクトから必要なものを得ることを確実にすることです。あなたのステークホルダーはあなたの主要なチャンピオンでなければなりません。彼らはあなたを支援して、プロジェクトの目標を達成し、誰もが同じ方向に向かっていることを確認するのを助けます。
しかし、それを気にするのは簡単です。そしてそれが起こると、あなたはもうあなたのプロジェクトとは関係のない人に変身することができます。
成功するためには、彼らの助けとサポートが必要なので、プロジェクトマネージャにとっては大きなリスクです。入力がなければ、プロジェクトを配信できない場合があります。
ここでは、プロジェクトのステークホルダーを悩ませる方法と、代わりに何をすべきかを説明します。
通信に失敗する
コミュニケーションは、プロジェクトマネージャーの約80％になるはずです。あなたのチーム、サプライヤーまたは顧客に何が起こっているのかを知らせないと、すぐに迷惑をかけることになります。さらに悪いことに、彼らは何が起こっているのかについての説明でギャップを埋める傾向があります。これはおそらく正確ではなく、プロジェクトの評判に全く損害を与える可能性があります。
代わりに： 明確なプロジェクトレポートをまとめます。個別に、そしてグループで会い、あらゆる方法で情報を伝えてください。プロジェクトのコミュニケーション計画をまとめ、関係者の分析を行い、誰がいつ、何を聞く必要があるかを理解できるようにします。
これらの15のコミュニケーションツールを使用して、メッセージを手助けします。
彼らの意見に頼らない
コミュニケーションは一つのことですが、状況の更新やプロジェクトの追跡に関する傾向があります。プロジェクトに参加させるにはそれ以上のことが必要です。
これは人々が特定の分野の主題専門家であるときに迷惑をかける可能性があり、コメントを求める資格があるものに対する入力を求めることはありません。
プロジェクトマネージャーは、すべてを行い、すべての決定を行う必要があると信じるという罠に陥る可能性がありますが、そうではありません。
代わりに： プロジェクトの問題が発生した場合の対処方法について意見を求める。彼らの意見を考慮に入れる。あなたは彼らが提案したことをする必要はありませんが、聞くなら関係を構築するのに役立ちます。
あなたはプロジェクトミーティングを通してこれを行い、彼らがあなたに提案をしてきたときに聞くことができます。それがあなたのチームの場合は、彼らの見解を伝える適切な機会があることを確認してください。
あなたの資格を信じると、あなたはスーパーパワーを発揮します。
PMP®であれば、世界で最も優れたプロジェクトマネージャにはなりません。 PRINCE2®プラクティショナーの証明書、またはAPMPまたは他のプロジェクト管理指定を保持しても、あなたに恥をかかせません。
あなたの資格についていつも話すことや、本がどのようにして仕事をするかは、あなたのステークホルダーを悩ませる確かな方法です。彼らは試験であなたの偉大なスコアを聞く、またはあなたのプロジェクトに方法論を適用する方法を聞きたくありません。実際、彼らが望むのは、プロジェクトが順調に進んでいることだけです。彼らはほとんどの時間、あなたがそこにいかに乗っているかはあまり気にしません。
資格があり、リスク管理の仕方を知っているため、たとえばプロジェクトのリスクで逃れられないなどの理由で、それを想定しないでください。
それは私たちにとって最高のことです！だから、謙虚で献身的で、自分のスキルを実践的に活用し、仲間の上にいるとは信じていない方が良いです。
代わりに： あなたの資格は、あなたの能力を最大限引き出す自信を静かに与えなければなりませんが、プロジェクトマネージャーとして働く多くの人々が証明書を保持していることがわかります。実際、専門産業で働く多くの人々は証明書を保持しています。多くの企業にとって、アーキテクチャ、会計、プロジェクト管理など、専門分野の資格情報は単に衛生的な要素です。
あなたのステークホルダーが常に感銘を受け、話をしてくれるとは思わないでください。プロジェクトをうまく引き渡し、教室で学んだ知識をどのように適用するかを示すことによって、あなたのスキルを実証してください。
締め切りの変更
誰もがプロジェクトマイルストーンにサインアップして、何が起こっているのかを知っているときに、すべてが1つのチームとして調和して働くことができます。
締め切りを変えて誰にも言わないと、人々が腹を立て始めます。
次を読む：プロジェクトマイルストーンとは何ですか？
日付を変更することは、他の人の仕事に大きな影響を与えます。彼らはプロジェクトの重要な仕事の周りに休暇を予約しているかもしれません。彼らは特定の時間にプロジェクトに誰かが必要であるため、他のチームのリソースを埋め戻さなければならなかったかもしれません。この背景をすべて理解することなく日付を変更すると、プロジェクトが危険にさらされる可能性があります。
代わりに： プロジェクトスポンサーは、合意されたマイルストーンを打つことができないかどうかを理解します。物事が変わる。あなたのプロジェクトスコープに追加された新しいアイテムや取り出したものがあります。しかし、締め切りの変更だけで合意するのはあなたの仕事ではありません。
変更の影響を理解するためにプロジェクトチームと協力してください。プロジェクトのスポンサーに解決策を提案し、日付変更の根拠を説明します。すべてのステークホルダーが変更を認識し、どのように影響を及ぼしているかを確認してください。その後、皆様の同意を得て、変更を加えてプロジェクトのドキュメントを更新してください。残りのチームに最初に知らせることなく、単に日付を変更するだけではいけません。
時間を無駄にする
ミーティング！私たちは皆彼らを愛しているのですか？彼らは効率的でよく管理され、誰もが時間を大いに活用するべきです。
しかし、必ずしもそうであるとは限りません。多くの場合、ステークホルダーは会議で時間を無駄にしていると不満を持ちます。議題はありませんでした。あるいは、間違った人が部屋にいたので、彼らが作ると予想される決定は行われませんでした。
あなたは時間を無駄にする他の機会もあります。ただの会議ではありません。受信トレイが不要なときに電子メールのコピーに入れて受信トレイを混乱させないでください。
代わりに： プロジェクトの利害関係者には別の仕事もあるので、時間を賢明に使う必要があります。あなたの会議にアジェンダがあることを確認してください。それらを計画し、適切な人を招待し、後でフォローアップするようにしてください。
次を読む：プロジェクトミーティングを準備する6つの方法。
関連する人々にのみ電子メールを送信します。あなたが誰かを知っている必要がある場合は、なぜ彼らが気づくことが重要であるか理解していることを確認し、できるだけ恐ろしい「すべて返事」を避けてください。
他の人々が忙しくて、あなたのプロジェクトが常に最優先事項ではないということを意識してください。