監督者が不在者を管理する方法

予定外の欠勤率は1999年以来の最高水準に上昇している。最も懸念され続けているのは、仕事に出ていない3人の従業員のうちほぼ2人が肉体的に病気ではないということである。

ほとんどの企業にとって、欠勤管理の責任は、主に直属の監督者に委ねられています。

これらの監督者は、特定の従業員がいないことを認識している唯一の人です。

彼らは、個人の不在を取り巻く状況を理解し、早期に問題を認識するのに最適な立場にある。したがって、会社の不在手続への積極的な関与は、不在の方針やプログラムの全体的な有効性と将来の成功にとって重要です。

<！悲しいことに、ほとんどの監督者は欠勤を管理するための指導や訓練を受けていない。彼らは、不在の虐待を特定し、対峙し、解決することのない、しばしば不評の仕事を実行するために、自ら放置されている。

監督者が不在者管理の役割において快適で有能であることを確実にするためには、上級管理職の全面的な支援が必要です。すべての関係者は、不在の方針と手続きの目的を認識していなければなりません。部門間に相違があるかどうか。ポリシーの有効性が失われる可能性があります。

<！より一貫性を持たせるために、監督者は、欠勤管理のための職務の訓練、効果的な職場復帰のためのインタビューの実施方法のアドバイス、必要に応じて懲戒手続の使用に関する教育を受けるべきである。

監督者の責任

従業員が不在の間に仕事が適切にカバーされることを保証することに加えて、欠勤を管理するために監督者が必要とする他の多くの重要な行動が存在する。

すべての従業員が不在に対処するための組織の方針と手順を完全に理解していることを確認する必要があります。

従業員が病気で電話をしたときの最初の連絡先になります。

（日付、病気の性質/不在の理由、就業日への期待される復帰、必要に応じて医師の証明書）、

不在のパターンまたは傾向を特定する心配の原因となっており、

• 帰国後の面接を実施し、必要に応じて懲戒手続きを実施する
• 。
• 職場復帰のインタビュー
• 欠勤を最善に管理するための監督者の訓練には、効果的かつ公正な復帰労働面談の実施方法に関する指針が含まれていなければならない。最近の全国調査では、これらのインタビューは短期欠勤を管理するための最も効果的なツールの1つと考えられています1。
• 職場復帰の議論は、職場での欠勤を管理および管理する経営者の強いコミットメントを示すことに加えて、監督者が従業員の職場復帰を歓迎することを可能にする。インタビューでは、従業員が元気に仕事に戻ることができることを確認することができます。
• 不在とその結論が適切に記録されるように、必要な書類作成を完了することができます。

従業員との不在を調査し、議論するための確立された手続きが存在するという事実は、それ自体が、不誠実な理由による不参加の抑止手段として作用する可能性がある。

不在者の帰国後、できるだけ早くインタビューを実施する必要があります（帰国後1日以内）。従業員は、不在の理由を説明する十分な機会を与えられるべきです。監督者は、従業員が不在につながっている可能性のある問題を調査するための時間としてインタビューを使用する必要があります。

目指すのは、オープンで支持的な文化を育むことです。この手続きは、必要なときにヘルプとアドバイスが提供され、従業員が職場復帰に適していることを確認するためのものです。

従業員は、通常、正式な組織内での欠席の真の理由を説明する機会に感謝します。

監督者は、不在理由の真偽を疑う場合、疑念や懸念を表明するためにこの機会を利用すべきである。

従業員は、常にインタビューは会社の手続きの一部ではなく、不在が注目され、将来の雇用に影響を及ぼす重要な会議であることを認識しなければなりません。容認できないレベルの不在の場合の当社の懲戒手続は、従業員に説明されるべきである。

マネージャーは、不在がどのように部門に影響を与えたかを概説することを選ぶかもしれません。そのメッセージは、従業員が逃しており、生産性が低下していることです。

部署が職員配置を再編成する必要がある方法についても説明することができます。これは、作業単位の効率が不在によって悪影響を受けていることを示している。

監督者は、帰国した従業員に現在の状況（例えば、どのような作業が優先事項であるか、既にどのような作業が行われているか、従業員が現在どのような作業に集中すべきかなど）を要約する必要があります。

会議中は、インタビューは

刑の形態にはならないが、部内の不在の影響を強調して説明する機会として見なされるべきである。大多数の従業員は仕事から誇りと成果を得ており、管理職はこれらの個人を責任ある成人として扱うよう奨励されるべきである。

ほとんどの従業員は合理的なルールを理解しており、遵守を脅かすことは望ましくありません。実際に不在の問題を抱えている従業員のほんのわずかな割合は、過度の欠勤のための厳密な監督と場合によっては懲罰的な措置を必要とする。無責任なこれらの少数の従業員は、個別に、しっかりと処理されるべきです。

休職が続く場合に推奨される懲戒手続き

以下のガイドラインは、短期欠勤が特定の期間内に許容可能なレベルを上回っていると考えられる場合に推奨される措置を概説しています。 第1段階：カウンセリングインタビュー 直属の監督者は、不在者に対する懸念を従業員に伝え、病気の理由を明らかにし、出席を改善するために何が必要かを判断する必要があります。

現段階で病状が確認され、就労適性に影響を与える可能性が高い場合、監督者は会社が承認した医師とのアレンジを手配しなければならない。これは、従業員が5営業日以内に書面で確認する必要があります。

議論の結果、問題が根本的な仕事の不在によるものではないと思われる場合、監督者は、記録された病気は本物であるかもしれないが、継続的な出席の改善が期待されるか、手続きが行われます。

出席のレビューは、次の6ヶ月間毎月自動的に行われます。

第2段階：最初の形式的レビュー（口頭警告段階）

• 分析および定期的な監視の結果、従業員の休暇がさらに悪化し続ける場合は、監督者との正式なレビューミーティングに招待されるべきである。
• 不在記録は、このインタビューのために従業員を招待する手紙に詳述されるべきである。従業員は、適切な場合には、組合代表者または同僚によって代表される資格があることを知らされるべきである。
• - この休暇の根本的な理由について引き続き話し合う、
• - 従業員にサービスの欠如とコストの影響を助言する、

実質的かつ持続的な改善がなければ、許容できる出席レベルを維持することができないため、雇用が終了する可能性があることを医師に警告する（医療アドバイスを求める場合を除いて）。これは口頭での警告を構成します。

• 医師の診察が必要な場合は、直ちに措置を講じる必要があります。したがって、会議のこの部分は完了することができるように会議は延期されます。 5営業日以内に、従業員は医師の診察を受ける必要があります。会議はその後HRと再会され、医師の意見が議論されます。
• 医師が仕事の適性を確認した場合、従業員は、継続的な欠勤の結果について警告を受けるべきです。第3段階：2回目の公式審査（書面による警告段階）
• 定期的なモニタリングで、不在パターンの改善が生じていないことが示された場合、第2回公式会合が人事部と調整される。
  従業員を会議に招待する手紙には、不在記録と、表現に関する助言が含まれます。
  病気や病気の変化に関する会議で与えられた新しい情報は、会社が承認した医師が評価する必要があるかもしれない。
  従業員は自分の不在記録を説明する機会を与えられるべきである。適切であれば、監督者は、正式な書面による警告が発行されていること、およびこの警告が指定された期間、従業員のファイルに残ることを従業員に通知する必要があります。警告の写しは、従業員とその代理人に発行されるべきである。
• 従業員は、会社の出席予定を遵守しておらず、現在の容認できない休務記録を改善できないと、従業員の雇用が終了することになることを知らされるべきである。
• 仕事の適性が疑わしい場合は、医師の指導に従って再配置オプションを実行します。再配置プロセスおよびオプションについては、従業員の労働組合代表者（該当する場合）に相談してください。

第4段階：仕事からの一時停止

• 懲戒プロセスの前段階の実施後、出席の改善は起こらず、経営陣は賃金を支払うことなく一時停止することがあります。一時停止の意思は、開始日と終了日の詳細を書面で確認する必要があります。停止の手紙の写しは、従業員の代理人に送付しなければなりません（該当する場合）。
• 第5段階：雇用の終了
• これは懲戒処分の最終段階であり、従業員は会社の出席要件を遵守できないと解雇されます。解雇は、上級管理職と人事部の書面による許可を得てのみ行うことができます。
• 従業員を呼び出す手紙には、代理に関するアドバイスが含まれ、不在記録の概要が記載されます。従業員は、インタビューの結果、職務を遂行することができないと却下される可能性があることを知らされるべきである。
• また、従業員の健康または仕事の能力に関して新しい情報が出てくる場合、会社の医師に相談する必要があるかもしれない。
• 再配備が不可能または適切でない場合、能力の理由から解雇を進めることを検討する。障害給付の適格性は、それぞれの場合の状況によって異なります。
• 能力に基づいて却下する決定が下された場合は、解雇手紙の写しを従業員の代表者に送付しなければならない（該当する場合）。
• 従業員は、解雇に抗議する権利を有する場合があります。アピールは、同社の懲戒手続に沿ったものでなければなりません。

不在者管理の課題

• 監督者は、不満の許容レベルを超えた者に不快感を感じたり、報告したくないことに注意してください。監督当局にはすでに多くのプレッシャーがあるため、欠席政策の一貫した実施は常に最優先事項ではない。
• 欠勤を管理することから主観性を取り除き、すべての従業員が同じように扱われるようにすることが重要です。一貫して、永続的で、すべてに公正であることが不可欠です。不在が矛盾したやり方で対処されたり対処されない場合、より低い士気が生じることがある。
• 従業員は、他の不在の従業員が「離れている」と感じると、不公平に扱われていると感じることがあります。 "
• ほとんどの従業員は、懲罰的ではなく、促進的な政策やプログラムを理解するでしょう。従業員を強制的に雇用させる厳しい罰則は、従業員が「仕事中は不在」になる可能性があります。
• できるだけ雇用を抑え、より多くの努力をするよう努力します。フレキシブルな仕事のスケジューリング、仕事の共有、出席の授与、ウェルネスプログラムなど、従業員が職場で働くのを助ける他のプログラムを実施すべきである。