プロフェッショナル・アウト・オブ・オフィス・ボイス・メッセージを作成する

夏です！家族や友人と質の高い時間を過ごし、休暇を過ごす時間。これは、不在通知を反映するためにボイスメッセージと電子メールを変更する必要があることを意味します。ビジネスから離れていることを顧客や同僚に警告するために、プロのボイスメッセージや不在メールの自動応答を作成することが重要です。

もっと重要なのは、離れたところでビジネスに誰かに連絡する方法に関する情報を提供することが必要であるということです。

顧客が拒否され、あなたへの連絡方法がわからないことは、非常にイライラします。あなたの立場が販売、サービス、製品開発であっても問題はありません。すべての顧客の電話は重要であり、プロフェッショナルな方法で通話する必要があります。

電子メールでお客様と連絡を取る電子メールの顧客および同僚の内容は、発信者を歓迎する音声メッセージの内容と一致する必要があります。 Outlook 2010を使用していて、Microsoft Exchangeサーバー経由で接続されている場合は、まず[ファイル]タブをクリックし、[自動返信]アイコンをクリックします。

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これで、一時的な電子メールが作成され、あなたが外出中に電子メールを送信したすべての人に送信されます。この一時メッセージを有効にしているため、自動返信が送信されます。このメールを作成するための手順のステップバイステップの一覧は、次のとおりです。Outlook Exchangeの不在メール

Microsoft Exchangeサーバー経由で接続されていない場合、「自動返信」がないため、これらのタイプの電子メールアカウントのアイコン。非Exchangeユーザー向けに同じ種類の電子メールを作成するためのステップバイステップガイドがここに表示されます。他のすべてのユーザーには不在です

次のステップは、あなたがオフィスにいない間にメールを送信するすべての人に送信される電子メールのコンテンツを作成することです。このメールは、あなたがオフィスからどれぐらいの時間を過ごしているか、不在時（適切な場合）にどのように連絡を取ることができるか、またあなたの代わりに連絡を取る人オフィス。

例：

こんにちは、

メールをありがとう。私は現在、外出しており、12月1日の月曜日に帰国する予定です。私はこの間にメールにアクセスできないため、少し遅れています。すぐに援助が必要な場合は、私の助手、Barbara Colsonに電子メールを送ってください。彼女のメールアドレスはbcolson @ xyzです。 com。

ハッピーホリデー！

Shahira

マイクロソフトではテンプレートやその他の例を提供しています。不在テンプレートと例です。オフィスに戻ったときにこの一時的なメッセージをオフにすることを忘れないでください。そうしないと、オフィスに戻った後にメールを送った人は引き続きこの同じメッセージを受け取ります。

発信電子メールを作成したので、すべての発信者を歓迎する似通った発信音声メッセージの作成は簡単です。あなたの不在時に連絡をとるべき電子メール、参照元と同じ単語を使用してください。

音声メッセージの場合、電子メールアドレスではなく、その人の電話番号を提供する必要があります。

例：

こんにちは、

あなたはShahira Raineriの机に着いた。このメッセージ全体を聞いてください。すぐに援助が必要な場合は、私の助手、Barb Colsonに電話してください。彼女の電話番号は212-555-xxxxです。

私が帰ってくる時、あなたと話すことを楽しみにしています。ありがとう。